Tietohallintojohtaja päätti hyväksyä käydyn tarjouskilpailun perusteella asiankäsittelyjärjestelmän toimittajaksi Innofactor Dynasty Oy:n.

Tarjousvertailu on tämän päätöksen liitteenä 1.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaiskustannus on 891 710 euroa neljälle käyttövuodelle laskettuna.

Sopimus on voimassa määräaikaisesti 24 kuukautta allekirjoittamisesta lukien, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Päätös on ehdollinen, kunnes valittu toimittaja on antanut tarjoajalle asetettujen soveltuvuusvaatimusten mukaiset lisäselvitykset hankintayksikölle ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena oli sähköisen asianhallinnan kokonaisratkaisu, joka hankitaan valitun järjestelmätoimittajan tarjoamana kokonaispalveluna (Software as a Service, SaaS). Hankittavan ratkaisun tulee olla nopeasti käyttöön otettavissa ilman merkittäviä muutoksia ja räätälöintejä.

Hankittava ratkaisu kattaa asioiden, niiden käsittelyvaiheiden, toimenpiteiden ja asiakirjojen tallentamisen, käsittelyn ja seurannan. Kokonaisuuteen kuluu myös asian ja asiakirjan elinkaarta ohjaava tiedonohjausratkaisu, sähköinen allekirjoitustoiminnallisuus järjestelmäallekirjoituksena, sähköinen arkistointi ennen aineistojen siirtämistä varsinaiseen pitkäaikaissäilytykseen, yhteystietorekisteri ja julkaisunhallinta. Lisäksi hankinta kattaa tarvittavien rajapintojen toteuttamisen hankittavan järjestelmäkokonaisuuden osalta. Kokonaisratkaisussa tulee huomioida tietoturvallisuus sekä tietosuoja huomioiden näihin liittyvä sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen tietojen käsittelyä koskeva erityislainsäädäntö.

Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta on 14.4.2026, 84 § päättänyt hyväksyä asiankäsittelyjärjestelmän kilpailutuksen keskeiset periaatteet ja ehdot sekä oikeuttanut tietohallintojohtajan tekemään hankintaa koskevat päätökset, allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset ja päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Hankintamenettely

Hankinnan ennakoitu arvo ylittää lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), myöhemmin hankintalaki, tarkoittaman EU-kynnysarvon. Hankinnasta järjestettiin tarjouskilpailu hankintalain mukaisella avoimella menettelyllä.

Tarjouskilpailu käynnistettiin julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmassa 15.4.2026 julkaistulla hankintailmoituksella.
Hankintaa koskevat tarjouspyyntöasiakirjat olivat saatavilla kokonaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Tarjouspyyntöasiakirjoissa asetettiin vähimmäisvaatimukset tarjoajien soveltuvuudelle ja määriteltiin hankittava kokonaispalvelu sekä asiankäsittelyjärjestelmän vaatimukset sekä sopimusehdot. Vaatimusten tulee toteutua koko sopimuskauden ajan.

Tarjoajien oli mahdollista esittää tarjousaikana hankinnan kohdetta ja tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä 3.5.2026 klo 16.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalin kautta.
Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä 35 lisätietokysymystä, joihin hankintayksikkö vastasi tarjouspyynnöllä Ilmoitettuun määräpäivään 8.5.2026 mennessä.

Tarjousten jättämiselle asetettuun määräaikaan 18.5.2026 klo 12.00 mennessä tarjouksen jätti kaksi tarjoajaa: Innofactor Dynasty Oy ja twoday Oy.

Tarjousten käsittely

Tarjous avattiin 18.05.2026 klo 13.02 sähköisestä järjestelmästä. 

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset oli määritelty tarjouspyyntöasiakirjoissa. 

Tarjousten tarkastamisen jälkeen todettiin, että molemmat tarjoajat täyttävät asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintayksikkö on tarkistanut soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden. 

Tarjousten tarkastamisen yhteyteen kuului erillinen vaatimusten todentamistilaisuus, jonka tarkoituksena oli varmistaa tarjouspyynnössä esitettyjen pakollisten vaatimusten toteutuminen käytännössä tarjotun järjestelmän toiminnallisuuksien kautta. Todentaminen toteutettiin ennalta määriteltyjen käyttötapausten avulla, jotta voitiin arvioida, miten ratkaisut tukevat tilaajan keskeisiä prosesseja.

Tilaisuudet järjestettiin 4.6.2026 ja 5.6.2026 hankintayksikön tiloissa. Kunkin tilaisuuden kesto oli kolme tuntia. Tilaisuuksissa arvioitiin tarjottujen järjestelmien kykyä vastata pakollisiksi määriteltyihin vaatimuksiin ennalta määriteltyjen käyttötapausten kautta. Tarjoajien esitysten rakenteessa havaittiin eroja, jotka vaikuttivat todentamisen sujuvuuteen, mutta eivät estäneet vaatimusten todentamista.

Hankintayksikkö totesi molempien tarjoajien osalta vaatimusten todentamistilaisuuden olleen hyväksytysti suoritettu. Molemmat tarjoukset vastaavat muiltakin osin hankinnan kohteelle asetettuja vähimmäisvaatimuksia ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia. Molemmat tarjoukset otettiin mukaan tarjousvertailuun.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Tarjousten valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voi muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa. Hankintamenettelyn aikana on kohdeltu kaikkia hankintamenettelyyn osallistuneita ja muita toimittajia hankintalain mukaisesti tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittu suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Tarjousten valintaperusteena ja kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena oli paras hinta-laatusuhde, jonka vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat:

Hinta, enintään 40 pistettä.

Tarjousten hintavertailu ja pisteytys suoritetaan tarjouspyynnön hintakohtien perusteella siten, että halvin tarjottu kokonaishinta saa täydet 40 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään hinnan osalta kaavalla: halvin tarjottu kokonaishinta/vertailtava kokonaishinta*40.

Hintavertailussa huomioidaan hintakohdat:
- käyttöönottoprojektin kokonaishinta
- jatkuvien palvelujen kuukausihinta 48 kuukauden ajalle
- kaupungin tietojärjestelmiin toteutettavien integraatiotöiden tuntihinta
- erikseen tilattavien kehitystöiden ja asiantuntijapalveluiden tuntihinta.

Vertailuun vaikuttava hintakohde kohtainen yksikkömäärä oli ilmoitettu tarjouspyynnössä.

Laatu, enintään 60 pistettä.

Tarjousten laadullinen vertailu jakautuu seuraavasti:
- tarjoajan projektisuunnitelma ratkaisun käyttöönotolle, enintään 10 pistettä
- tarjottuun ratkaisuun sisältyvät pisteytettävät vaatimukset/(ei-pakolliset), enintään 20 pistettä
- tarjoajan pisteytettävät referenssitoimitukset, enintään 30 pistettä.

Pisteytys suoritetaan kohdekohtaisesti ja vertailuun vaikuttavat tekijät oli ilmoitettu tarjouspyynnön liitteissä. Kunkin laatukohteen suurimmat laatupisteet saanut saa kyseisen kohteen laadun maksimipisteet, muut suhteutetaan tähän kaavalla: tarjoajan saamat pisteet/parhaat pisteet * kohteen maksimipisteet.

Parhaat laatupisteet saanut tarjous voi saada laadusta enintään 60 pistettä.

Lopuksi tarjouskilpailun voittajaksi valitaan tarjoaja, joka saa parhaat yhteenlasketut hinta- ja laatupisteet. Vertailupisteiden enimmäismäärä on 100 pistettä.

Vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouspyynnössä pyydetyn asiankäsittelyjärjestelmän tarjosi Innofactor Dynasty Oy vertailupisteillä 99,00. Tarjousten vertailutaulukko on päätöksen liitteenä 1.

Hankintasopimus

Innofactor Dynasty Oy:n kanssa tehdään hankintasopimus. Hankintasopimuksen määräaikainen sopimuskausi on 24 kuukautta sopimuksen allekirjoittamisesta lukien.

Määräaikaisen 24 kuukauden sopimuskauden jälkeen Sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, kunnes jompikumpi Osapuoli irtisanoo Sopimuksen. Sopimus voidaan asettaa päättymään määräaikaisen sopimuskauden päättymiseen, noudattaen alla mainittua irtisanomisaikaa. Tilaaja voi irtisanoa Sopimuksen noudattaen kuuden kuukauden irtisanomisaikaa. Toimittaja voi irtisanoa Sopimuksen noudattaen 12 kuukauden irtisanomisaikaa. Irtisanomisaika lasketaan sen kuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana sopimus on irtisanottu. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti.

Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.

Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen.

Tietohallintojohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali-, terveys ja pelastuslautakunnan päätökseen 14.4.2026, 84 §.