Kaupunginjohtaja päätti asettaa johtajistokäsittelyssä työryhmän seuraavasti:

Työryhmän nimi on tietosuojatyöryhmä.

Ryhmän tehtävänä on valmistella EU:n tietosuoja-asetuksen voimaantuloon liittyviä toimenpiteitä.

Työryhmän jäsenet ovat:

Pennanen Sari-Anna, johtava kaupunginasiamies, kaupunginkanslia, puheenjohtaja
Hallikainen Aaro, tietoturva-asiantuntija, kaupunginkanslia, varapuheenjohtaja
Oravisto Leila, verkkoviestintäpäällikkö, kaupunginkanslia
Kokkonen Suvi, lakimies, rakennusvirasto
Kosteila Kalle, projektipäällikkö, opetusvirasto
Raatikainen Annamari, atk-asiantuntija, sosiaali- ja terveysvirasto
Ratasvuori Eila, johdon erityisasiantuntija, tietokeskus
Ratsula Jussi, lakimies, liikennelaitos
Tyrväinen Marja-Elina, kulttuuripalvelujen osastopäällikkö, kulttuurikeskus

Työryhmän toimikausi päättyy 31.5.2017.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) tulee voimaan siirtymäkauden jälkeen 25.5.2018. Kyseessä on laaja uudistus, joka asettaa huomattavia uusia vaatimuksia henkilötietojen käsittelyille kunnissa, yrityksissä ja muissa organisaatioissa. Asetuksella luodaan kansalaisille uusia oikeuksia ja rekisterinpitäjille sekä henkilötietoja käsitteleville uusia velvollisuuksia. Tarkoituksena on vastata teknologian nopeaa kehitykseen ja digitalisoitumisen haasteisiin sekä parantaa uusia henkilötietojen suojaa verkkoympäristössä.

Tietosuoja-asetuksella on merkittäviä vaikutuksia kuntiin rekisterinpitäjinä ja henkilötietojen käsittelijöinä. Asetuksen lähtökohtana on rekisterinpitäjän vahva velvollisuus huolehtia siitä, että käsitellyt henkilötiedot ovat suojassa. Rekisterinpitäjän uusiin velvollisuuksiin kuuluu turvata, että henkilötietojen suojaus niin pitkälle kuin mahdollista tapahtuu automaattisesti.

Rekisterinpitäjän velvollisuuksiin kuuluu myös helpottaa rekisteröityjen mahdollisuuksia olla yhteydessä rekisterinpitäjään ja käyttää asetuksen rekisteröidyille antamia oikeuksia. Rekisterinpitäjän on annettava laajasti tietoa rekisteröidyille sekä rekisterien sisällöistä että rekisterinpitäjän toiminnasta ja teoista.

Viranomaiselle asetuksessa on asetettu pakollinen vaatimus tietosuojavastaavan nimittämisestä.

Asetukseen sisältyy rekisterinpitäjälle velvoitteet viivytyksettä ilmoittaa ongelmatilanteista sekä rekisteröidylle että viranomaiselle. Rekisterinpitäjälle säädetään myös tietyissä tilanteissa velvollisuus laatia tietosuojan vaikutusten arviointeja tai pyytää ennakkolupaa henkilötietojen käsittelylle.

Asetukseen on otettu säännöksiä tuntuvista hallinnollisista sanktioista, jos asetuksen vaatimuksia ei noudateta.

Työryhmän tehtävänä on valmistella niitä toimenpiteitä, joihin Helsingin kaupungin on ryhdyttävä, jotta henkilötietojen käsittely saatetaan tietosuoja-asetuksen edellyttämälle tasolle.

Työryhmän tehtävänä on suunnitella kaupungin tietosuojan hallinnointi ja eri toimijoiden roolit ja vastuut, laatia ehdotus kaupungin tietosuojalinjauksiksi, kartoittaa henkilötietoja sisältävät järjestelmät ja niihin liittyvät sopimukset, laatia ohjeet rekisteriselosteiden ajantasaisuuden varmistamiseksi, suunnitella poikkeamien hallinnointi ja ilmoitusvelvollisuuden täyttäminen, suunnitella tietoturvallisuuden toteuttaminen sekä suunnitella toimintamallit rekisteröityjen tietopyyntöjen käsittelyyn.

Työryhmä raportoi toiminnastaan johtajistolle 31.5.2017 mennessä.

Työryhmä ottaa itselleen tarvitsemansa sihteerit. Työryhmän jäsenet nimeävät työryhmän ensimmäisessä kokouksessa varajäsenensä. Työryhmän kokoonpanossa on huomioitu, että työryhmään kuuluu sekä lakimiehiä että tietoturva-asioiden asiantuntijoita.

Työryhmään nimettävät jäsenet on valittu asemansa ja asiantuntemuksensa perusteella.