Toimivallan siirtäminen, kaupunginkanslia, rekisterinpitäjän tehtävät ja toimivalta, kaupunginhallituksen henkilörekisterit

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Rekisterinpitäjä

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukaan rekisterinpitäjä on se, joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti niiden koko elinkaaren ajan.

Rekisterinpitäjyys on kaupungilla sillä toimielimellä, jonka laissa, hallintosäännössä tai muutoin määrätyissä tehtävissä henkilötietoja käsitellään. Rekisterinpitäjinä kaupungilla toimivat kaupunginhallitus, toimialalautakunnat, liikelaitosten johtokunnat ja muut toimielimet. Toimialarajat ylittävälle kaupunkitasoiselle tehtävälle muodostetaan lähtökohtaisesti kaupunkiyhteinen rekisteri. Rekisterinpitäjyys on tällöin kyseisestä toiminnasta vastaavalla toimielimellä, joka on kaupunginhallitus tai muu toimielin.

Rekisterinpitäjänä toimiva toimielin voi kuntalain mukaan delegointipäätöksellä siirtää tietosuojalainsäädännön mukaiset tehtävänsä ja niihin liittyvän toimivaltansa sille alaiselleen viranhaltijalle, jonka vastuulle kuuluvassa toiminnassa henkilötietoja käsitellään (rekisterin vastuuhenkilö).

Toimivaltainen viranhaltija (rekisterin vastuuhenkilö)

Rekisterin vastuuhenkilö vastaa oman vastuualueensa henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä rekisterinpitäjän tehtävistä niissä toiminnoissa, joita hän johtaa.

Rekisterin vastuuhenkilö määräytyy tehtäviensä ja toimivaltansa perusteella siten kuin laissa, hallintosäännössä, toimintasäännössä tai delegointipäätöksissä määrätään. On tarkoituksenmukaista, että viranhaltija, jolle kaupungin toimintaan liittyvät tehtävät ja toimivalta kuuluvat, on myös vastuussa näihin tehtäviin liittyvien henkilötietojen rekisterinpitäjän tehtävistä ja käyttää niiden toteuttamiseksi tarpeellista toimivaltaa.

Tietosuojalainsäädäntöä sovelletaan tietosuoja-asetuksen 2 artiklan 1 kohdan mukaan kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn, joka on kokonaan tai osittain automaattista tai jonka on tarkoitus muodostaa rekisteri. Rekisterinpitäjän tehtävät eivät siis kohdistu pelkästään rekistereihin, vaan toimivaltaisen viranhaltijan tulee huolehtia rekisterinpitäjän velvoitteista kaikessa toiminnassa, jossa henkilötietoja käsitellään.

Toimivaltaisen viranhaltijan johto-, valvonta- ja seurantavastuu kattaa kaiken hänen vastuualueellaan tapahtuvan henkilötietojen käsittelytoiminnan.

Rekisterinpitäjän tehtävät ja toimivalta

Rekisterinpitäjän tehtäviin ja toimivaltaan kuuluu:

- Päättää tarkoitukset, joihin henkilötietoja käsitellään ja tavat, joilla henkilötietoja käsitellään.

- Tietosuojan huomioiminen oletusarvoisesti ja sisäänrakennetusti henkilötietojen käsittelyssä

- Henkilötietojen käsittelyä koskevien riskien arvioiminen ja tarpeellisten riskinhallintatoimenpiteiden vahvistaminen

- Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuden osoittaminen (osoitusvelvollisuus) käsittäen erityisesti käsittelytoimien selosteen ylläpitämisen ja tietosuojaa koskevan vaikutustenarvioinnin toteuttamisen tarpeen mukaan

- Rekisteröityjen riittävä informointi heitä koskevien henkilötietojen käsittelystä sekä rekisteröityjen oikeuksien toteuttaminen

- Henkilötietojen tietoturvaloukkausten käsittelyn järjestäminen mukaan lukien valvontaviranomaiselle ja rekisteröidylle tehtävät ilmoitukset kaupunkiyhteisen prosessin mukaisesti

- Henkilötietojen suojaa koskevien valvontaviranomaisten selvityspyyntöjen käsitteleminen, kun hallintosäännön mukainen puhevalta asiassa on rekisterinpitäjällä

- Henkilötietojen käsittelyn ohjaaminen ja henkilöstön osaamisen varmistaminen

- Henkilötietojen käsittelijöiden ohjaaminen, kun henkilötietoja käsitellään kaupungin puolesta ja lukuun sekä henkilötietojen käsittelystä sopiminen

- Muut rekisterinpitäjälle kuuluvat tehtävät

Rekisterinpitäjän tehtävien siirtäminen kaupunginkansliassa

Kaupunginhallitus toimii kaupunginkanslian osastojen ja sisäisen tarkastuksen hallintosäännön mukaisiin tehtäviin liittyvän henkilötietojen käsittelytoiminnan rekisterinpitäjänä. Kaupunginhallitus siirtää tällä päätöksellä edellä kuvatut rekisterinpitäjän tehtävät ja toimivallan alaisilleen viranhaltijoille niiden henkilötietojen osalta, joita käsitellään heidän vastuualueillaan.

Kaupunginkanslian osastojen tehtävistä määrätään hallintosäännön 4 luvun 2 §:ssä ja sisäisen tarkastuksen tehtävistä hallintosäännön 22 luvun 5 §:ssä. Lisäksi keskushallinnon viranhaltijoiden toimivallasta määrätään hallintosäännön 12 luvussa.

Rekisterin vastuuhenkilö on voitava tunnistaa helposti henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Tämän vuoksi hänen nimikkeensä, asemansa ja toimivaltansa peruste tulee näkyä käsittelytoimien selosteissa ja tietosuojaselosteissa. Nämä asiakirjat tulee säilyttää tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti osoitusvelvollisuuden täyttämiseksi.

Kaupunginhallituksen rekisterinpitoon kuuluvat kaupunkiyhteiset rekisterit

Helsingin kaupungin toiminnassa henkilötietoja käsitellään myös toimialarajojen yli, jolloin muodostuu kaupunkiyhteisiä henkilörekistereitä. Osaa näistä rekistereistä ylläpidetään kaupunginhallituksen vastuulle kuuluviin tehtäviin liittyen, mutta tietoja käsitellään toimialoilla.

Kaupunginhallitus on päätöksellään 22.09.2025 § 599 toimivalta päättää kaupunginhallituksen ja kaupunginkanslian asiakirjan antamisesta katsonut, että kaupunkiyhteisistä henkilörekistereistä henkilötietojen luovuttamisesta tietosuojalain 28 §:n nojalla julkisuuslain mukaisesti päättää kukin toimiala tai organisaatio-osa siltä osin, kuin pyydetyt tiedot liittyvät sen toimintaan. Kullakin toimialalla tai organisaation osalla on siis toimivalta päättää omaan toimintaansa liittyvien tietojen antamisesta kaupunkiyhteisistä rekistereistä julkisuuslain nojalla.

On tarkoituksenmukaista, että sama viranomainen ratkaisee henkilötietojen luovuttamista koskevat asiat sekä julkisuuslain että tietosuojalainsäädännön perusteella. Tällöin asia voidaan käsitellä kokonaisuudessaan sillä toimialalla, virastossa tai liikelaitoksessa, jonka toimintaan tiedot liittyvät.

This decision was published on 04.11.2026

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Fyysisesti tai postitse toimitetun oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Sähköisesti toimitetun oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupunginhallitus.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.