Hankinta, tuotannonohjausjärjestelmä, rakentamispalveluliikelaitos

Rakentamispalveluliikelaitoksen toimitusjohtaja päättää hankkia suorahankintana tuotannonohjausjärjestelmäpalvelut Protieto Oy:ltä.

Sopimus palveluista tehdään kahdeksi (2) vuodeksi. Sopimuskausi alkaa, kun sopimus palveluista on allekirjoitettu. Hankintaan sisältyy lisäksi kolme vuoden pituista optiokautta. Optiossa on kyse hankintayksikön oikeudesta, ei velvollisuudesta. 

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo on 750.000 EUR.

Hankintasopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta, kun hankintayksikkö ja päätöksellä valittu toimittaja ovat allekirjoittaneet kirjallisen hankintasopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua suorahankintailmoituksen julkaisemisesta Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

Hankinnan kohteena on tuotannonohjausjärjestelmä Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos Staran kaupunki-infran kunnossapidon ja ympäristönhoidon osastojen käyttöön.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, "hankintalaki") 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi toteuttaa hankinnan suorahankintana, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole ja että kilpailun puuttuminen ei johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.

Direktiivin 2014/24/EU (”hankintadirektiivi”) johdanto-osan kohdan 50 mukaan neuvottelumenettelyjä, joissa hankintailmoitusta ei ole julkaistu ennen menettelyn aloittamista, olisi käytettävä ainoastaan hyvin poikkeuksellisissa olosuhteissa, koska ne vaikuttavat haitallisesti kilpailuun. Tällainen poikkeus olisi rajoitettava koskemaan tapauksia, joissa julkaiseminen joko ei ole mahdollista hankintaviranomaisen kannalta ennalta arvaamattomista ja siitä riippumattomista syistä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi tai joissa on alusta alkaen selvää, että julkaiseminen ei lisäisi kilpailua eikä parantaisi hankinnan tuloksia erityisesti siksi, että objektiivisesti arvioituna hankintasopimuksen voi toteuttaa vain yksi talouden toimija. Jos yksinoikeus johtuu teknisistä syistä, ne olisi määriteltävä tarkasti ja perusteltava tapauskohtaisesti. Niihin voitaisiin sisällyttää esimerkiksi se, että muun talouden toimijan on teknisesti lähes mahdotonta saavuttaa vaadittu suoritustaso tai että on tarpeen käyttää erityistä tietotaitoa, välineitä tai keinoja, joita ainoastaan yhdellä talouden toimijalla on käytettävissään. Tekniset syyt voivat aiheutua myös erityisistä yhteentoimivuusvaatimuksista, joiden on täytyttävä, jotta varmistettaisiin hankittavien rakennusurakoiden, tavaroiden tai palvelujen toimivuus.

Suorahankintaa käyttävän hankintayksikön on perusteltava, miksi se ei voi käyttää vaihtoehtoja, vastaavia tai korvaavia ratkaisuja. Suorahankintaperustetta ei saa käyttää, jos kilpailun puuttuminen johtuu hankinnan ehtojen keinotekoisesta ja hankinnan tarpeisiin nähden perusteettomasta määrittelystä. (HE 108/2016 vp, s.134.)

Hankintayksikkö on selvittänyt tuotannonohjausjärjestelmien markkinoita laajasti ja kattavasti. Hankintayksikkö on ennen suorahankintapäätöksen tekemistä tehnyt markkinakartoituksen selvittääkseen potentiaalisia toimittajia ja markkinoilla olevia palveluita. Tuotannonohjausjärjestelmän hankinnasta on 17.10.2025 lähetetty julkaistavaksi EU:n laajuinen markkinakartoitusilmoitus. Osana kartoitusta Hankintayksikkö on vertaillut eri järjestelmävaihtoehtoja ja niiden ominaisuuksia kattavasti. Tietopyyntöjen lisäksi hankintayksikkö on järjestänyt vuoropuhelutilaisuuden siltä osin kuin kaikki asian arvioinnin kannalta merkityksellinen tieto ei ole ilmennyt toimittajien kirjallisista vastauksista.

Hankittavan järjestelmän pakollisena teknisenä vaatimuksena on osaa hankintayksikön työntekijöistä koskevan kunta-alan tuntipalkkaisen henkilöstön työehtosopimuksen tulkinta ja laskentalogiikka järjestelmään rakennettuna. Lisäksi pakollisena vaatimuksena on työntekijöiden tuntikirjaus- ja palkanmaksuprosessin toteuttaminen TES- ja SAP-integraationa. Edellä mainitut pakolliset vaatimukset liittyvät hankintayksikön toiminnan jatkuvuuteen ja työnantajavelvoitteiden häiriöttömään hoitamiseen. Vaadituilla toiminnallisuuksilla on kriittisen olennainen merkitys hankinnan toteuttamiselle ja hankintayksikölle. Koska kyseiset vaatimukset ovat kriittisiä, hankintayksikkö on edellyttänyt, että toimittajalla tulee olla ollut näiden vaatimusten osalta näyttöä siitä, että kyseiset toiminnallisuudet ovat olleet onnistuneesti tuotantokäytössä.

Kartoituksen perusteella muita hankintayksikön ydintarpeita ja keskeisiä teknisiä ominaisuuksia ovat yhteensopivuus hankintayksikön nykyisten prosessien kanssa, valmiit käyttäjäroolit, sijaintiominaisuudet, mobiili- ja selainkäyttöliittymän käytettävyys, sekä mobiili- ja offline-tuki. Näin ollen hankintayksikön kannalta on keskeistä, että valittu toimittaja kykenee toimittamaan hankinnan kohteena olevan järjestelmän kokonaispalveluna ja ilman merkittäviä muutos- tai käyttöönottoprojekteja. Hankintayksikön suorittaman markkinakartoituksen perusteella markkinoilla on useita teknisesti kyvykkäitä toimittajia, joista kuitenkin vain harva kykenee toimittamaan kaikki keskeiset vaatimukset ilman merkittäviä riskejä, käyttöönottoprojekteja tai lisäinvestointeja. Havaitut ja merkittävät puutteet liittyivät TES-tulkinnan ja laskentalogiikan puuttumisen lisäksi integraatiokykyyn, mobiilikäyttöön, offline-tuen saatavuuteen ja helppokäyttöisyyteen.

Markkinakartoituksen tulosten perusteella vain Protieto Oy kykenee täyttämään kaikki hankinnan kohteelle asetetut pakolliset vaatimukset. Toimittajan tuotannonohjausjärjestelmä sisältää kaikki hankinnan kohteen tekniset vaatimukset valmiina, käytännöllisenä ja testattuna kokonaispalveluna. Protieto Oy:n tuotannonohjausjärjestelmä sisältää valmiin TES-tulkinnan ja laskentalogiikan, TES- ja SAP-integraation, toiminnallisuus on jo tuotantokäytössä ja se on dokumentoitu ja testattu. Käytännössä kunta-alan tuntipalkkaisten (TTES) sopimuksen tulkinta ja sen rakentaminen järjestelmään on monimutkaista, sillä työehtosopimus pitää sisällään lukuisia määräyksiä mm. eri palkanosista, ylitöistä sekä poissaoloista. Muilla markkinoilla olevilla toimittajilla ei ole ollut tarjota valmista ratkaisua kyseisen vaatimuksen täyttämiseksi, eivätkä tarjotut vaihtoehtoiset ja korvaavat ratkaisut vastaa hankintayksikön tarvetta ja vaatimuksia. Tarvittava toiminnallisuus olisi konfiguroitava erikseen, toteutettava integraatioprojektina tai jopa kehitettävä sopimuskauden aikana. Täten muilla toimittajilla ei ole käytettävissään valmista kokonaispalvelua, jonka käyttöönotto ei edellyttäisi merkittäviä räätälöintejä taikka pakollisten ominaisuuksien kehittämistä sopimuskauden alkuvaiheessa. Lisäksi Protieto Oy:n tuotannonohjausjärjestelmä tukee offline-käyttöä ja mahdollistaa sekä manuaalisen että automaattisen työmaapäiväkirjan, sekä sisältää tuotannon käyttöön rakennettuja ominaisuuksia, joita muilla toimittajilla ei kokonaispakettina ollut esittää. Näin ollen vain Protieto Oy:lla on hankinnan kokonaisuuden toteuttamisen edellyttämä erityinen tietotaito, välineet ja keinot. Hankittava järjestelmä täyttää myös kaikki hankintayksikön erityiset yhteentoimivuusvaatimukset, joilla varmistetaan hankittavan palvelun toimivuus.

Osaa hankintayksikön työntekijöistä koskeva kunta-alan tuntipalkkaisten (TTES) nykyinen sopimuskausi on voimassa 1.5.2025–29.2.2028. Sopimusosapuolten tarkoituksena on, että sopimus lakkaa sopimuskauden päättyessä, ja hankintayksikön kyseisen työehtosopimuksen soveltamisalan piiriin kuuluvat työntekijät siirretään sopimuksen päätyttyä muiden työehtosopimusten piiriin. Tällä hetkellä ennakoitu päättymispäivä on 29.2.2028. Tällä on olennainen vaikutus järjestelmän pakollisille teknisille vaatimuksille, sillä tämän jälkeen TTES-tulkinta ei luonnollisesti ole enää tarpeellinen ominaisuus. Hankintayksikkö on suunnitellut kilpailuttavansa hankinnan uusilla vaatimuksilla, kun nykyisen sopimuksen päättymispäivä on tiedossa. Kilpailutuksen valmistelu ennakoidaan aloitettavan vuonna 2027. Siltä varalta, että kunta-alan tuntipalkkaisten työehtosopimus ei pääty ennakoidusti, nyt tehtävään sopimukseen sisällytetään kolme optiota, jotta hankintayksikkö voi turvata palkanmaksun jatkuvuuden, kunnes kilpailutus voidaan järjestää.

Edellä esitetyin perustein Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos Stara on markkinakartoituksen jälkeen todennut, että Protieto Oy on ainoa markkinoilla oleva toimittaja, joka teknisestä syystä kykenee toteuttamaan hankinnan edellytettyjen vaatimuksen mukaisesti. Näin ollen suorahankinnan tekemiselle on hankintadirektiivin ja hankintalain 40 §:n 2 momentin 2-kohdan tarkoittama tekninen syy.

Kaupunginvaltuuston hyväksymän (9.10.2019 § 297) hallintosäännön mukaan Rakentamispalveluliikelaitoksen johtokunta päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (11 luku 1 § 2 momentti 3 kohta).
Staran viranhaltijat voivat tehdä hankintoja siirretyn toimivallan mukaisesti johtokunnan delegointipäätöksen 20.6.2017 § 6 mukaisesti toimitusjohtajan hankintavaltuus on tällä hetkellä 800.000 €.