Tietosuojan, tietoturvan ja tiedonhallinnan koordinaatioryhmän asettaminen, kasvatuksen ja koulutuksen toimiala

Toimialajohtaja päätti asettaa toimialalle tiedonhallinnan, tietosuojan ja tietoturvan koordinaatioryhmän sekä sen alatyöryhmät tietosuoja- ja tietoturva, tiedonhallinta ja asianhallinta sekä ICT-riskienhallinta.

Koordinaatioryhmän jäsenet ovat:

Tiedonhallinnan, tietosuojan ja tietoturvan koordinaatioryhmän tehtävänä on koordinoida ja valvoa tiedonhallintaa, tietosuojaa ja tietoturvaa toimialalla sekä raportoida toimialan johdolle tiedonhallinnan omavalvontasuunnitelman toteutumisesta ja toimenpiteiden edistymisestä. Koordinaatioryhmän puheenjohtajana toimii hallintopäällikkö.

Tietosuoja- ja tietoturvaryhmän tehtävänä on parantaa ja kehittää tietosuojan ja tietoturvan tilaa toimialalla. Ryhmän tehtäviin kuuluu tietosuojan ja tietoturvan kehittäminen, koordinointi ja jalkauttaminen yhdessä palvelukokonaisuuksien kanssa. Ryhmän tehtävänä on kuulla palvelukokonaisuuksien tarpeita ja saada tietosuoja- ja tietoturvatyötä kehitettyä huomioiden tarpeita.

Tiedonhallinnan ja asianhallinnan työryhmän tehtävänä on seurata tiedonhallinnan ja asianhallinnan vaatimusten toteuttamista toimialalla sekä valmistella tilannekuva koordinaatioryhmälle. Lisäksi ryhmä kehittää ja koordinoi tiedonhallintatyötä ja asianhallintaa toimialalla. Ryhmä kuulee palvelukokonaisuuksia ja kartoittaa tarpeita tiedonhallinnan ja asianhallinnan kehittämiselle toimialalla. 

ICT-riskienhallintatyöryhmän tehtävänä on tietosuoja-, tietoturva- ja tiedonhallinnan riskien käsittely ja hallinnointi riskienhallintajärjestelmässä kasvatuksen ja koulutuksen toimialan osalta. Ryhmän tehtäviin kuuluu riskien tunnistaminen ja uhkien ennakointi sekä ajantasaisen riskirekisterin ylläpitäminen. Ryhmä arvioi ja priorisoi tunnistettuja riskejä sekä esittää riskien priorisointia koordinaatioryhmälle päätöksenteon tueksi. Ryhmä koordinoi riskien käsittelyä ja varmistaa toimenpiteiden toteutumisen määrittelemällä vastuuhenkilön, aikataulun sekä mahdolliset mittarit. Lisäksi ryhmä tuottaa tarvittaessa raportteja riskinhallinnan tilasta sekä kehittää ICT-riskienhallinnan toimintoa.

Koordinaatioryhmän ja sen alatyöryhmien toimintaa tukevat tiedonhallintayksikön ja laki- ja hallintomenettely-yksikön juristit ja asiantuntijat sekä tietohallinnon asiantuntijat. Koordinaatioryhmän varajäsenet ja alatyöryhmien jäsenet ja varajäsenet nimetään koordinaatioryhmässä.

Kaupunginhallitus päätti hyväksyä 28.2.2022 § 158 Helsingin kaupungin tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnon ohjeistuksen, käytännöt, vastuut ja valvonnan. Vastuu tiedonhallintaan liittyvien toimenpiteiden toteutuksesta on toimialojen, virastojen ja liikelaitosten johtavilla viranhaltijoilla. Johtavat viranhaltijat määrittelevät toteutusvastuulliset tahot omassa organisaatiossaan.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja asetti päätöksellään 28.10.2024, 82 § kasvatuksen ja koulutuksen toimialalle tietosuojan, tietoturvan ja tiedonhallinnan koordinaatioryhmän sekä sen alatyöryhmät toimialan tietosuoja- ja tietoturvatyöryhmän ja asianhallinnan ja tiedonhallinnan työryhmän. Toimialalla tehtyjen organisaatio-, tehtävä- ja nimikemuutosten vuoksi on perusteltua asettaa työryhmät uudelleen sekä asettaa kokonaan uusi alatyöryhmä, ICT-riskienhallintatyöryhmä.

Tiedonhallinnan, tietosuojan ja tietoturvan koordinaatioryhmä asetetaan koordinoimaan ja valvomaan toimialan tiedonhallinnan, tietosuojan ja tietoturvan toteutumista ja raportoimaan toimialan johdolle. Koordinaatioryhmän alatyöryhmät tietosuoja- ja tietoturva, tiedonhallinta ja asianhallinta sekä ICT-riskienhallintaryhmä hoitavat niille määritettyjä tehtäviä ja valmistelevat toimenpiteitä koordinaatioryhmään ja raportoivat sille alatyöryhmän toiminnasta.

Tiedonhallinnan, tietosuojan ja tietoturvan toimenpiteiden käytännön toteutus tapahtuu linjaorganisaation kaikilla tasoilla. Esihenkilö vastaa johtamansa yksikön osalta toimenpiteiden käytännön toteutuksesta ja valvonnasta voimassa olevien ohjeiden mukaisesti. Esihenkilö vastaa myös tiedonkulusta ja raportoinnista. Kaikki toimialan työntekijät vastaavat omalta osaltaan tiedonhallinnan, tietosuojan ja tietoturvan toteuttamisesta ja ohjeiden noudattamisesta.

Tietosuojasta säädetään EU:n yleisellä tietosuoja-asetuksella (EU 2016/676), tietosuojalailla (1050/2018) ja muulla kansallisella lainsäädännöllä. Tiedonhallinnasta säädetään tiedonhallintalailla (906/2019).

Hallintosäännön 5 luvun 6 §:n 1 momentin mukaan kasvatuksen ja koulutuksen toimialan toimintaa ja hallintoa johtaa kasvatuksen ja koulutuksen toimialajohtaja.