Oikaisuvaatimus kauppapalvelujen hankinnasta

Talous- ja tukipalvelut -osaston osastopäällikkö päätti keskeyttää kauppapalvelujen hankinnan tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi, sillä tarjouspyynnössä esiintyneen epätäsmällisen sanamuodon voidaan olettaa johtaneen tarjousten yhteismitallisuuden vaarantumiseen.

Kilpailutuksen tausta

Sosiaali- ja terveysvirasto on julkaissut 2.2.2016 kotiaterioiden kilpailutuksen valmisteluun liittyen tietopyynnön osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tietopyynnössä pyydettiin kotiaterioita tuottavilta yrityksiltä näkemyksiä mm. kauppapalvelujen järjestämisestä kotiaterioiden yhteydessä sekä yleisiä näkemyksiä mm. puhelinpalvelujen käytännöistä ja palvelumalleista. Markkinakartoituksen vastauksissa ei saatu vastauksia puhelinpalvelujen järjestämisestä kotiin toimitettavien ateriapalvelujen osalta.

Sosiaali- ja terveyslautakunta hyväksyi 31.5.2016 § 142 kauppapalvelujen hankinnan periaatteet ja ehdot sekä delegoi hankintapäätöksen tekemisen, sopimuksen allekirjoittamisen sekä optio-oikeuden käyttöönoton päätösvallan talous- ja tukipalvelut -osaston osastopäällikölle.

Hankinnasta julkaistiin hankintailmoitus sähköisessä HILMA-ilmoituskanavassa 8.6.2016 sekä tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa. Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää tarjouspyynnöstä kysymyksiä. Tarjouspyynnöstä esitetyistä kysymyksistä mikään ei kohdistunut puhelinpalvelun sisältöön kauppapalvelun hankinnassa.

Tarjouskilpailussa saatiin 11.8.2016 määräaikaan mennessä kaksi tarjousta, joista molemmat tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä asetetut kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset. Tarjousasiakirjojen perusteella tehdyssä arvioinnissa katsottiin molempien tarjouksien olevan tarjouspyynnön mukaisia.

Talous- ja tukipalvelujen osastopäällikkö teki kauppapalvelujen kilpailutuksesta hankintapäätöksen 26.8.2016, jossa tarjouskilpailun voittajaksi halvimman hinnan perusteella valittiin Servea Oy. Hankintapäätöksestä tehtiin sosiaali- ja terveyslautakunnalle oikaisuvaatimus tarjouskilpailuun osallistuneen Mainio Vire Oy:n toimesta.

Hankintaoikaisuvaatimuksessaan Mainio Vire Oy vetosi hankintalain 63 §:n mukaiseen oikeuteen hylätä tarjous hinnaltaan alhaisena. Sosiaali- ja terveyslautakunta käsitteli oikaisuvaatimuksen 11.10.2016 § 248, ja totesi ettei Mainio Vire Oy:n oikaisuvaatimus antanut aihetta muuttaa kauppapalvelujen hankintapäätöstä hankintalain 63 §:n tarkoittaman alhaisen hinnan perusteella.

Tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan keräily- ja logistiikkamaksu (2,84e / kerta) oli samaa hintatasoa, kuin edellisen kilpailutuksen voittaneella tarjoajalla (2,85e / kerta), joten hankintayksiköllä ei ollut perusteltua syytä epäillä pelkän hinnan perusteella voittaneen tarjouksen sisältöä tarjouspyyntöä suppeammaksi.

Hankintapäätös sai lainvoiman hankintaoikaisuvaatimuksen käsittelyn jälkeen. Hankintapäätöksen jälkeisissä sopimusneuvotteluissa kävi 14.10.2016 – 8.11.2016 ilmi, että voittaneen tarjouksen sisältöön eivät ole sisältyneet puhelintilaukset silloin, kun sosiaali- ja terveysviraston asiakkaalla ei ole mahdollisuutta käyttää verkkopohjaista tilausjärjestelmää.

Hankintayksikön lähtökohta palvelun kilpailutuksessa ja sopimusneuvotteluissa on ollut, että kilpailutetun kauppapalvelun tarjoushintaan on asiakaskunnan erityispiirteiden takia täytynyt sisältyä kaikki palvelun tilaamisesta ja toimittamisesta aiheutuvat kustannukset. Hankintasopimusta ei ole allekirjoitettu sosiaali- ja terveysviraston sekä Servea Oy:n puhelintilauksien sisältymiseen liittyvien erimielisyyksien perusteella.

Hankinnan keskeyttäminen

Hankintalain 73a §:n mukaan hankintayksikkö voi keskeyttää hankinnan perustellusta ja painavasta syystä. Kauppapalvelujen HEL 2016-2016-004509 hankinnan kohteen kuvauksen s. 6 on todettu puhelintilausten järjestämisestä seuraavaa:

”Tilaus lähetetään palveluntuottajalle ensisijaisesti sähköisen tilausjärjestelmän kautta. Erityistilanteissa tilaus on mahdollista tehdä puhelimitse, telefaksilla tai antamalla tilauslomake toimituksen yhteydessä kauppapalvelun kuljettajalle.”

Ottaen huomioon 14.10.2016 – 8.11.2016 käydyt sopimusneuvottelut ja tarjouskilpailussa saatujen tarjousten hintaero, 2,84e / keräily & kuljetusmaksu (Servea Oy) sekä 10,57e / keräily & kuljetusmaksu (Mainio Vire Oy), on hankintayksiköllä perusteltu syy olettaa palvelukuvauksen olevan tulkinnanvarainen erityistilanteisiin kuuluvien puhelintilausten osalta. Tarjousten yli kolminkertaisen hintaeron vuoksi hankintayksiköllä on perusteltu syy olettaa, etteivät tarjouskilpailussa saadut tarjoukset olleet yhteismitallisia niiden välisen suuren hintaeron vuoksi.

Näillä perusteilla hankintayksikkö pitää tarkoituksenmukaisena keskeyttää hankinta.

Hankinnan keskeyttämisen jälkeen tullaan selvittämään mahdollisuudet uuden tarjouskilpailun järjestämisestä siten, että prosessissa toteutuisivat tarjoajien tasapuolinen kohtelu ja tuen tarpeessa olevien asiakkaiden oikeuksien turvaaminen.

Sosiaali- ja terveyslautakunta päätti hylätä Mainio Vire Oy:n oikaisuvaatimuksen talous- ja tukipalvelut -osaston osastopäällikön päätöksestä 26.8.2016 § 307, joka koskee sosiaali- ja terveysviraston kauppapalvelujen hankintaa.