Sosiaali- ja terveysviraston Omat digiajan hyvinvointipalvelut -hankkeen (ODA) omistajan nimeäminen ja hankeorganisaation uudistaminen

Sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö on 14.12.2015 § 199 päättänyt sosiaali- ja terveysviraston osallistumisesta kansalliseen Omahoito ja Digitaaliset Arvopalvelut (ODA) -hankintakonsortioon ja hankeorganisaation perustamisesta.

Sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö päättää edellä olevaan päätökseen perustuen uudistaa hankeorganisaatiota ja nimetä hankkeen omistajaksi vs. johtava ylilääkäri Marja-Liisa Lommin ja päätöksen perusteluissa mainitun uudistetun hankeorganisaation.

Yleistä hankkeesta

ODA (Omat digiajan hyvinvointipalvelut; nimi on muuttunut vuoden 2017 alussa) on Juha Sipilän hallitusohjelman mukainen projekti ja se on yksi STM:n Sote-tieto hyötykäyttöön -strategiaa toteuttava kärkihanke.

ODA toteutetaan kansallisessa koordinaatioprojektissa ja alueellisissa kuntapiloteissa. Kansallisessa ODA-koordinaatioprojektissa kehitetään konsortion yhteistyönä kansallisesti yhteinen ODA-palvelukokonaisuus ja sen vaatima tekninen ratkaisu. Kuntien tehtävänä on osallistua tämän palvelukokonaisuuden kehittämiseen ja pilotoida sovittuja palveluita omissa prosesseissaan. Kunnan vastuulla on toteuttaa kokonaisprosessit, joissa kansalliset ODA-palvelut otetaan käyttöön niin toiminnallisesti kuin teknisen ratkaisun osalta.

ODA:n kansallisessa konsortiossa on mukana Helsingin lisäksi 13 toimijaa: Espoo (kansallisen koordinaatioprojektin isäntäkunta), Turku, Tampere, Oulu, Joensuu, Hämeenlinna, Kuopio, Lahti, Sodankylä, Porvoo, Eksote, Keski-Suomen sairaanhoitopiiri ja Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri.

ODA tulee hyödyntämään KaPA-palveluita ja kansalaisen omien tietojen tallennuspaikka on Omakanta. ODA:ssa tullaan myös hyödyntämään SADe-hankkeen tuotoksia.

Kansallisen ODA:n teknistä toteutusta on rajattu seuraavasti:

• Kansalaisen alueelliset asiointiportaalit ovat olemassa olevia eivätkä kuulu kansallisen ODA:n toteutuksen piiriin.

• Ajanvaraus- ja palvelunhallintakomponentit ovat olemassa olevia eivätkä kuulu kansallisen ODA:n toteutuksen piiriin.

• Kansallisen palveluväylän tarjoamat rajapinnat eivät kuulu ODA:n kilpailutuksen piiriin. Tietämyskantaan tarvittava rajapinta toteutetaan kansallisen ODA:n ohjauksessa.

• Kansallisen palveluväylän käyttämät rajapinnat, tietämyskannan rajapintaa lukuun ottamatta, eivät kuulu ODA:n kilpailutuksen piiriin.

• Alueellisten palveluväylien ja alueellisten asiakas- ja potilastietojärjestelmä-ratkaisujen välisen integraation toteutus ei kuulu ODA:n kilpailutuksen piiriin. Integraatioiden määrittely yhdessä asiakas- ja potilastietojärjestelmien toimittajien kanssa sen sijaan kuuluu.

• Turvalliseen viestinvälitykseen asiakkaan ja ammattilaisen välillä ei kansallisessa ODA-koordinaatioprojektissa toteuteta ratkaisua vaan hyödynnetään alueellisia ratkaisuja tai viime kädessä kansallisia ratkaisuja.

ODA-työtä rahoitetaan STM:n valtionavustuksella. ODA:n kokonaiskustannusarvio on 13,6 miljoonaa euroa ja myönnetty valtionavustus on 6,8 miljoonaa euroa. Helsingin ODA-hankkeen kolmen vuoden kokonaiskustannusarvio on 981 000 euroa, johon valtioavustusta on myönnetty 490 500 euroa; tällöin Helsingin omarahoitusosuus on 490 500 euroa.

KL-Kuntahankinnat kilpailuttaa hankittavat ratkaisut (tietämyskanta, tekninen alusta ja käyttöpalvelut) siten, että koordinaatioprojektin päätyttyä ODA-palvelut ovat käyttöönotettavissa kansallisesti.

Helsingin ODA-hanke

ODA on koko sosiaali- ja terveysviraston hanke, joka toteutetaan vuosina 2016–2018. ODA:ssa kehitetyt palvelut tulevat osaksi sosiaali- ja terveysviraston sähköisiä ratkaisuja. ODA-hanke sisältyy viraston vuosien 2016–2018 digisuunnitelman kärkihankkeisiin.

Helsingin ODA-hankkeella on kolmenlaisia tehtäviä:1) Tukea ja totuttaa osaltaan sosiaali- ja terveysvirastossa palvelujen uudistamista (palvelujen uudistus 2030) ODA-palvelujen avulla. 2) Huolehtia osaltaan, että ODA-palveluiden toteutus tukee viraston linjausten mukaisen digitaalisen kokonaisuuden muodostumista. 3) Osallistua kansallisen yhteisen palvelukokonaisuuden kehittämiseen.

Helsingin ODA-hankkeen päätavoitteena on saavuttaa ODA-palvelukokonaisuuden avulla yhtaikaisesti tuottavuuden, asiakaskokemuksen ja saatavuuden, vaikuttavuuden sekä henkilöstökokemuksen paraneminen. Keinona on uusiin digitaalisiin palveluihin tukeutuva asiakasprosessien uudistus.

Helsingin ODA-hankkeen tavoitteet ovat

• laajentaa palvelun saatavuus ympärivuorokautiseksi

• parantaa asiakaskokemusta ottamalla tuotantokäyttöön käytettävyydeltään hyviä sähköisiä palveluita

• parantaa palvelun laatua standardoimalla ne palvelut, jotka on mahdollista ratkaista digitaalisesti

• parantaa tuottavuutta itsepalvelua sekä itse- ja omahoitoa tukevilla sähköisillä palveluilla

• vapauttaa kapasiteettia asiakkaille, joille sähköinen asiointi ei sovellu tai muusta syystä kasvokkain tapaaminen on välttämätöntä

• integroida ODA-palvelut osaksi ydinprosessien toimintamalleja.

Helsingin ODA-hankkeessa pilotoidaan älykkäitä oirearvioita, hyvinvoinnin arvioita, hyvinvointitarkastusta, hyvinvointisuunnitelmaa ja hyvinvointivalmennusta. Pilotit alkavat terveys- ja hyvinvointikeskuksen kahdesta pilotista: 1) asiakkaaksi tulon ja satunnaisen palvelutarpeen tuen prosessista, jossa pilotoidaan älykästä oirearviota ja 2) paljon palveluita tarvitsevien tuen prosessista, jossa pilotoidaan hyvinvointitarkastusta, -valmennusta ja -suunnitelmaa; myös suun terveydenhuolto on mukana tässä pilotissa. Lisäksi selvitetään tulevan perhekeskuksen ja monipuolisen palvelukeskuksen prosesseja, joissa ODA-palveluita voitaisiin pilotoida tai ottaa käyttöön jo ennen hankekauden loppua.

Hankkeen suhde Apotti-hankkeeseen

Apotin ohjausryhmä päätti 11.12.2015 osallistumisesta ODA-hankkeeseen. Apotin hankintayksiköiden vastuutahona ODA-hankkeessa on Helsinki. ODA:ssa toteutetaan Apottiin integroitavia ja sitä täydentäviä toiminnallisuuksia, jotka yhdessä Apotin ja muiden Apottiin integroitavien sähköisen asioinnin palvelujen kanssa muodostavat modernin ja yhteen toimivan digitaalisten palvelujen kokonaisuuden.

Helsingin ODA-hankkeen organisointi

Kansallinen ODA on siirtynyt vuoden 2017 alusta toteutusvaiheeseen. Sekä ODA-palveluiden sisältötyö että ODA:n teknisen ratkaisun työstäminen etenee nyt ketterän kehityksen mukaisesti nopeissa sykleissä eri kehitysvaiheiden kautta (alfa- eli alustava testaus -, beta- eli pilotti- ja tuotantokäyttö-vaihe). Pilottiprosessit osallistuvat pilotoimansa ODA-palvelun kaikkiin kehitysvaiheisiin. Lisäksi ODA:ssa kehitettäviä välineitä voidaan ottaa käyttöön jo ennen varsinaista tuotantokäyttöä (esimerkiksi tuotekehityksen beta-vaiheessa) ja hankkeen päättymistä myös niissä toiminnoissa ja prosesseissa, jotka eivät ole mukana piloteissa. Se edellyttää kuitenkin toimintaprosessien kehittämistä siten, että ODA-palveluiden hyödyt realisoituvat ko. toiminnassa. Myös muiden kuin pilottiprosessien asiantuntijat voiva osallistua kansallisen ODA:n koordinoimaan sisällölliseen asiantuntijatyöhön sekä esimerkiksi ODA-välineiden palvelumuotoiluun, jolloin ko. palvelut tulevat tutuiksi myös heille.

Edellä mainituista syistä myös hankkeen organisoitumista tulee kehittää siten, että ODA-hanke tukee koko viraston palvelu-uudistusta. Uusi hakeorganisaatio muodostuu johtoryhmästä, johon ei tule muutoksia verrattuna aiempaan; ohjausryhmästä, joka korvaa aiemman projektiryhmän ja ydinryhmän; ODA-tiimi (ei muutoksia) ja pilottitiimit, jotka toimivat operatiivisina projektiryhminä. Tehokkaan ohjausryhmätyöskentelyn takaamiseksi ryhmän koko on tarkoituksenmukaista pitää riittävän pienenä, mutta siinä tulee olla kuitenkin edustus kaikista keskeisistä sidosryhmistä.

Helsingin ODA-hankkeelle on nimettävä uusi omistaja, koska edellisen omistajan työsuhde sosiaali- ja terveysvirastossa on päättynyt.

Helsingin ODA-hankkeen johtoryhmä ja sen tehtävät

ODA-hankkeen johtoryhmänä toimii Helsingin Apotti-hankkeen johtoryhmä, jonka jäseniä ovat sosiaali- ja terveysviraston johtoryhmän jäsenet, Apotin edustajat, kaupunginkanslian tietotekniikka- ja viestintäosaston edustaja ja Helsingin ODA-hankkeen omistaja (asioiden esittelijä).

Johtoryhmän tehtävät:

• Hyväksyy hankkeen budjetin, tavoitteet, laajuuden ja rajaukset

• Hyväksyy projektisuunnitelman ja sen merkittävät muutokset

• Päättää pilottien aloittamisesta

• Hyväksyy pilottien ja hankkeen tuotokset ja loppuraportit

• Päättää hankkeen merkittävistä muutoksista

• Seuraa ja valvoo hanketta

• Päättää hankkeen keskeyttämisestä

Helsingin ODA-hankkeen ohjausryhmä ja sen tehtävät

• ODA-hanke: hankkeen omistaja (puheenjohtaja, tuleva THK), ODA-projektipäällikkö (asioiden esittelijä) ja ODA-projektiasiantuntijat (jakavat sihteeriyden)

• tievi: ATK-asiantuntija, viraston viestintäpäällikkö ja Helsingin Apotti-hankeen edustaja

• tulevan MPK:n edustaja

• tulevan PK:n edustaja

• tulevan THK:n edustaja

• kaupunginkanslian tietotekniikka- ja viestintäosaston edustaja

• Apotin edustaja

• Lisäksi tarvittaessa kutsutaan muita asiantuntijoita.

Ohjausryhmän tehtävät

• Ohjata ja seuraa hankkeen etenemistä projektisuunnitelman mukaisesti

• Toimeenpanee johtoryhmän päätökset

• Valmistelee hankeen suunnitelmat ja niihin tehtävät muutokset johtoryhmän hyväksyttäväksi

• ”Myy” hankkeen koko organisaatiolle

• Varmistaa hankkeen tarvitsemat resurssit

• Hyväksyy pilottien suunnitelmat ja niiden muutokset

• Seuraa riskejä

• Linjaa operatiivisen tekemisen sisältöjä

• Varmistaa ODA:n yhteistyötä tievin, kaupunginkanslian tietotekniikka- ja viestintäosaston, Apotin ja ydintoiminnan kanssa.