Kaupunkiyhteisen asianhallintauudistuksen hankevalmistelun käynnistäminen sekä valmisteluvaiheen ohjausryhmän asettaminen

Digitalisaatiojohtaja päätti käynnistää kaupunkiyhteisen asianhallintauudistuksen hankevalmisteluvaiheen.

Samalla digitalisaatiojohtaja päätti asettaa asianhallintauudistuksen hankevalmisteluvaiheen ohjausryhmän, johon kuuluvat digitalisaatio-osaston, hallinto-osaston, kasvatuksen ja koulutuksen toimialan, kaupunkiympäristön toimialan ja työllisyyspalveluliikelaitoksen nimeämät edustajat.

Asianhallinnan uudistuksen valmisteluvaiheessa luodaan edellytykset kaupunkiyhteisen muutoshankkeen käynnistämiselle. Valmistelussa tuotetaan hankkeen keskeiset dokumentit, kuten hankesuunnitelma, kustannushyöty-/vaikuttavuuslaskelma, tietosuojan ja muutosvaikutusten arviot, riskienhallintasuunnitelma. Lisäksi valmistelussa laaditaan pilotointia tukeva toimintamallin konsepti. Valmisteluvaiheen aikana kartoitetaan teknologiavaihtoehtoja ja valmistellaan hankintaa markkinavuoropuhelun avulla. Kaupunki laatii valmistelun tueksi myös riittävät linjaukset asianhallinnan tulevasta arkkitehtuurista.

Valmisteltava kokonaisuus

Kaupunkiyhteisen muutoshankkeiden hallintamallin mukaisesti asianhallinnan uudistushanke käynnistetään erillisellä päätöksellä, jolla hyväksytään hankevalmisteluvaiheessa tehtävä hankesuunnitelma. Nyt suunniteltavassa ensimmäisessä toteutusvaiheessa tullaan pilotoimaan uusi digitaalinen asianhallinnan alustaratkaisu. Lisäksi pilotoitavien kokonaisuuksien prosesseja kehitetään niin, että niissä voidaan hyödyntää alustan tarjoamia mahdollisuuksia, kuten automaatiota ja prosessiohjausta. Pilotoinnin tavoitteena on varmistaa ratkaisun skaalautuvuus koko kaupungin käyttöön. Hankkeen onnistuminen edellyttää pilottiorganisaatioiden sitoutumista ja riittäviä henkilöresursseja sekä pilottikokonaisuuksien suunnitteluun että toteutukseen.

Suunniteltavaksi valitut pilottikokonaisuudet ovat

Hankkeen tavoitteena on uudistaa asianhallinnan toimintamallit ja hankkia ratkaisu, joka mahdollistaa prosessien sujuvoittamisen ja päätöksenteon laadun ja työn vaikuttavuuden parantamisen. Samalla parannetaan hallinnon läpinäkyvyyttä, tiedolla johtamisen edellytyksiä ja mahdollistetaan vanhojen järjestelmien poistamiseen liittyviä kustannussäästöjä. Uudistamisen laajentamisen mahdollistamiseksi pilottien jälkeen myös muuhun kaupungin asianhallintaan on vaatimusten määrittelyssä huomioitava myös muiden kuin pilotointiin osallistuvien toimialojen ja liikelaitosten tarpeet.

Hankkeen riskit liittyvät erityisesti hankkeen laajuuden hallintaan, resurssien riittävyyteen ja hankintojen onnistumiseen. Näitä hallitaan selkeällä rajauksella, resursoinnin varmistamisella, riittävän toimintamallin konseptoinnilla ennen hankintoja sekä uudistuksen vaiheistamisella. Riippuvuuksia syntyy erityisesti dokumenttienhallinnan, integraatioiden ja Ahjo-järjestelmän kehittämisestä.

Digitalisaatio-osasto on varannut valmisteluvaiheeseen vuoden 2026 tulosbudjetin käyttömenoihin 500 000 euroa.

Hankevalmisteluvaiheen ohjausryhmä

Ohjausryhmän tehtävänä on ohjata ja seurata muutoshankkeen valmisteluvaiheen etenemistä sekä varmistaa tavoitteiden saavuttamista tukevat voimavarat kattavasti koko kaupunkiorganisaatiossa. Ohjausryhmä myös varmistaa kaupunkitason laadukkaan hankeseurannan ja -hallinnan. Ohjausryhmän jäsenen ollessa estynyt voi ohjausryhmän kokoukseen osallistua jäsenen osoittama varajäsen.

Asianhallintauudistuksen valmistelussa ja tulevassa muutoshankkeessa noudatetaan kaupunkiyhteisten muutoshankkeiden hallintamallia. Kaupunkiyhteinen muutoshankkeiden hallintamalli on perustettu kansliapäällikön päätöksellä 12.10.2023 § 144 ja sitä on täydennetty kaupungin johtoryhmässä. Hallintamallin mukaan osastopäällikkö voi käynnistää hankevalmisteluvaiheen.