Aura ja AmmAura asiakas- ja potilastietojärjestelmissä syntyneiden asiakastietojen arkistointi Kelan Kanta-palveluihin

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti käytöstä poistuvien Aura ja AmmAura asiakas- ja potilastietojärjestelmissä syntyneiden asiakastietojen arkistoinnista seuraavasti: 

Koulukuraattorien asiakastiedot tallennetaan vanhoina tietoina Kanta-palvelujen sosiaalihuollon asiakastietovarantoon ja koulupsykologien asiakastiedot vanhoina tietoina Kanta-palvelujen potilastietovarantoon. 

Lain sosiaali- ja terveydenhuoltoa sekä pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta (616/2021) 64 §:n mukaan asiakas- ja potilasasiakirjat siirtyvät hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden järjestämisestä vastaavalle toimivaltaiselle viranomaiselle. Sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain (612/2021) 58 §:n mukaan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden järjestämisestä vastaava toimivaltainen viranomainen on rekisterinpitäjä sen järjestämisvastuulle kuuluvassa toiminnassa syntyneille sekä sille kuntien ja kuntayhtymien hallinnasta siirtyneille sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedoille.  

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023, asiakastietolaki) 102 §:n mukaan koulupsykologien laatimat asiakirjat tulee tallentaa valtakunnalliseen potilastietovarantoon viimeistään 1.3.2025 ja koulukuraattorien laatimat asiakirjat valtakunnalliseen sosiaalihuollon asiakastietovarantoon viimeistään 1.9.2026. Tallentamisvelvoitteen toteuttamiseksi koulupsykologit ja -kuraattorit ottivat 7.1.2025 käyttöön Apotti-asiakastietojärjestelmän. Ennen Apottia koulukuraattorit ja -psykologit käyttivät Aura-oppilas- ja opiskeluhuollon tietojärjestelmää. Aura oli käytössä vuosina 2002–2025. Ammattioppilaitoksissa oli sen rinnalla käytössä vuosina 2005–2017 erillinen AmmAura-tietojärjestelmä, joka on ollut tuotantokäytön päättymisestä alkaen vain katselukäytössä.

Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tavoitteena on ajaa alas sekä Aura- että AmmAura-tietojärjestelmät kevään 2026 aikana. Järjestelmien sisältämät vielä säilytysvaiheessa olevat tiedot tulee siirtää ennen sitä uuteen säilytysjärjestelmään. Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala vastaa itse järjestelmien sisältämien loki- ja yhteisöllisen työn tietojen säilyttämisestä ja on siirtämässä ne kaupunkiyhteiseen digitaaliseen säilytysjärjestelmään (ARJA). Apotti-järjestelmän käyttöönoton jälkeen Aura- ja AmmAuran sisältämät asiakastiedot arkistoidaan vanhoina tietoina Kanta-palvelujen potilastietovarantoon ja sosiaalihuollon asiakastietovarantoon niiltä osin, kuin Kanta-palvelut ottaa tiedot vastaan ja aineiston tallennus on teknisesti mahdollista. 

Koulukuraattorien ja -psykologien aiemmin laatimien kirjausten käytettävyyden sekä asiakastietolain niiden käsittelylle asettamien vaatimusten toteuttamiseksi Kanta-palvelut on todettu ARJA säilytysjärjestelmää toimivampana tallennusratkaisuna. 

Kasvatuksen ja koulutuksen toimiala on antanut Aura-tietojärjestelmän myös yksityisten koulutuksen järjestäjien omana toimintanaan järjestämien oppilas- ja opiskelijahuollon palvelujen käyttöön. Aura oli lokakuun 2025 loppuun asti yksityisten koulujen käytössä, mihin mennessä oppilas- ja opiskeluhuollon palvelujen järjestämistä itse jatkavat yksityiset koulutuksen järjestäjät ovat saaneet korvaavat omat asiakastietojärjestelmänsä käyttöönsä ja liikkeenluovutus Helsingin järjestämisvastuulle siirtyvien psykologi- ja kuraattoripalvelujen osalta saadaan päätökseen. Itse palvelujen järjestämistä yhtä jatkavien koulujen asiakastiedot poimitaan erilleen ja luovutetaan kyseiselle rekisterinpitäjälle säilytettäväksi. Käyttäjälokitietoja ei pystytä aukottomasti erottelemaan kaupungin ja yksityiskoulujen lokeihin, joten käyttäjälokien säilytys on Helsingin kaupungilla ja niiden käsittelystä informoidaan yksityiskouluja. Helsingin järjestämisvastuulle siirtyvien kuraattori- ja psykologipalvelujen asiakastiedot siirtyvät osaksi Helsingin omaa potilas- tai sosiaalihuollon asiakasrekisteriä asiakastietolain 15 §:n mukaisesti. Niiden yksityisten koulutuksen järjestäjien, joiden osalta palvelujen järjestäminen on päättynyt ennen vuotta 2025, laatimat asiakastiedot katsotaan edellä mainitun lainkohdan mukaan siirtyvän myös Helsingin rekisterinpitoon, sillä palvelun järjestäminen on näissäkin muutostilanteissa siirtynyt Helsingin vastuulle. Tietojen jakautuminen rekisterinpitäjittäin on kuvattu liitteessä 1. 

Auran ja AmmAuran käytön aikana oppilas- ja opiskelijahuollon asiakkaita on informoitu siten, että heidän tietonsa säilytetään oppilas- ja opiskelijahuollon ammattilaisten käyttämissä järjestelmissä, jolloin ne ovat vain kyseisten ammattilaisten käytettävissä. Tietojen siirtäminen Kanta-palveluihin on aiheuttanut huolta informoinnin näkökulmasta, sillä tietoihin on täten laajemmat käyttöoikeudet. Oikeus käyttää asiakastietoja perustuu sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilön ja muun asiakastietoja käsittelevän henkilön työtehtävään ja annettavaan palveluun siten, että henkilöllä on oikeus käyttää vain työtehtävissään tarvitsemiansa välttämättömiä asiakastietoja.  

Käyttöoikeuksia koskeva asetuksentasoinen sääntely eli sosiaali- ja terveysministeriön asetus sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (457/2024) perustuu sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annettuun lakiin (703/2023). Asiakastietojen käsittelyn perusteena on oltava tietoteknisesti varmistettu asiakas- tai hoitosuhde tai muu asiakkaan sosiaali- ja terveyspalvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvä tehtävä (703/2023, 9.1). Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastiedot ovat pysyvästi salassa pidettäviä. Ammattihenkilöitä, jotka käsittelevät asiakas- tai potilastietoja, sitoo salassapitovelvollisuus.  

Potilaan terveyspalvelun tai asiakkaan sosiaalihuollon palvelun järjestämiseen tai toteuttamiseen osallistuvilla henkilöillä ei ole yleistä oikeutta käsitellä potilastietoja tai asiakastietoja ilman perusteita, vaan käyttöoikeuksia asiakastietoon on rajoitettu siten, että ammattihenkilöt ja muut asiakastietoa käsittelevät henkilöt saavat käyttää vain työtehtäviensä hoitamiseksi välttämättömiä asiakastietoja. (703/2023.)  

Asiakkaiden informointi toteutuu jatkossakin pääsääntöisesti tietosuojaselosteilla. 

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajan toimivalta huolehtia rekisterinpitäjälle kuuluvista tehtävistä perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan delegointipäätökseen 11.3.2025 § 44.