Henkilötietojen tarkastuspyyntö, kaupungin yhteiset rekisterit
Kieltäytymispäätös omien henkilötietojen tietopyynnöstä, sähköposti- ja pikaviestit
Päätös
Asiakkuusjohtaja päätti, ettei 26.2.2026 tietopyyntöön sisältyviä sähköpostiviestejä ja muita kaupungin valmistelijoiden keskinäisiä viestejä luovuteta tiedon pyytäjälle.
Päätöksen perustelut
Tiedon pyytäjä on 26.2.2026 pyytänyt saada yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukaisesti omat henkilötietonsa Helsingin kaupungin rekistereistä sekä muista mahdollisista sijainneista, ajalta 11.01.2021-26.2.2026.
Helsingin kaupungin henkilötietopyyntöjen vastaamisprosessin mukaisesti kukin toimiala, virasto ja liikelaitos toimittaa vastuullaan olevien rekisterien tiedot tiedon pyytäjälle. Kaupunkiympäristön toimialan osalta tiedon pyytäjälle on luovutettu Henkilötietojen käsittely Hekan vuokra-asuntojen asukasvalinnoissa- rekisterin sisältämät pyytäjää koskevat henkilötiedot.
Tiedon pyytäjä on pyytänyt myös luovutettavaksi sähköpostit ja muut viestit, joissa tiedon pyytäjää käsitellään yksilöitävissä olevana henkilönä. Tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 3 kohdan mukaisesti rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 4 kohdan mukaisesti oikeus saada 3 kohdassa tarkoitettu jäljennös ei saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.
Tarkastusoikeuden nojalla rekisteröidyllä on oikeus pyytää ja saada tietää, mitä henkilötietoja rekisteröidystä itsestään on rekisteriin tallennettu, ja tarkistaa näiden tietojen oikeellisuus. Lähtökohtaisesti viranomaisen sähköpostit tai muut viestit eivät muodosta itsenäistä henkilörekisteriä vaan ne voivat tietyin edellytyksin olla osa olemassa olevaa henkilörekisteriä, jotka ovat listattuna Helsingin kaupungin verkkosivuilla.
Tietopyynnön tekijän pyyntö kohdistuu osittain Helsingin kaupungin työntekijöiden väliseen viestintään. Sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 136.1 §:ssä todetaan, että viestinnän osapuoli voi käsitellä omia sähköisiä viestejään ja niihin liittyviä välitystietoja, jollei laissa toisin säädetä.
Lähtökohtaisesti muulla kuin viestinnän osapuolella ei ole oikeutta käsitellä sähköisiä viestejä. Työnantajan oikeutta käsitellä työntekijöiden sähköistä viestintää, kuten sähköposteja, on säännelty yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 6. luvussa. Työnantajalla on oikeus hakea ja avata työntekijöiden sähköisiä viestejä vain laissa säännellyissä rajatuissa tapauksissa. Tietosuoja-asetuksen mukaiseen tietopyyntöön vastaaminen ei ole laissa säännelty tilanne, jossa työnantaja voisi hakea tai avata työntekijöiden sähköposteja tai muuta sähköistä viestintää. Työntekijöiden välisen viestinnän käsittely rekisteröidyn tietopyyntöön vastaamiseksi vaikuttaisi haitallisesti viestinnän osapuolten oikeuksiin.
Näillä perusteilla tietopyyntöön ei voida vastata siltä osin kuin se kohdistuu sähköpostiviesteihin, Teams-viesteihin tai muiden pikaviestikanavien viesteihin. Tiedon pyytäjällä on oikeus valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle.
Toimivalta
Omien henkilötietojen tarkastuspyynnön nojalla on luovutettu tietoja Henkilötietojen käsittely Hekan vuokra-asuntojen asukasvalinnoissa- rekisteristä. Rekisterinpitäjänä toimii Kaupunkiympäristölautakunta. Rekisterinpitäjän tehtävät on delegoitu asiakkuusjohtajalle kaupunkiympäristölautakunnan päätöksellä 15.5.2018 HEL 2018-004277.
Päätös tullut nähtäväksi 22.06.2026
VALITUSOSOITUS
Tähän päätökseen haetaan muutosta hallintovalituksella.
Valitusoikeus
Tähän päätökseen saa hakea muutosta se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa ja se, jonka valitusoikeudesta laissa erikseen säädetään. Viranomainen saa hakea muutosta valittamalla myös, jos valittaminen on tarpeen viranomaisen valvottavana olevan yleisen edun vuoksi.
Valitusaika
Valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Valitus on toimitettava fyysisesti tai postitse valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä. Valitus on toimitettava sähköisesti valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään Helsingin hallinto-oikeudelle.
Valitus tehdään ensisijaisesti hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Hallinto-oikeuden asiointiosoite on:
Sähköpostiosoite: | helsinki.hao@oikeus.fi |
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Faksinumero: | 029 56 42079 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 42000 |
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi, postiosoite ja muut yhteystiedot. Hallintotuomioistuimelle on soveltuvalla tavalla ilmoitettava myös valittajan henkilötunnus tai yritys- ja yhteisötunnus. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Jos jokin tieto myöhemmin muuttuu, siitä on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös sähköinen tai mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Valituksen tai muun asiakirjan toimittaminen hallintotuomioistuimen sähköiseen asiointipalveluun katsotaan ilmoitukseksi sähköisen asiointipalvelun käyttämisestä prosessiosoitteena. Jos valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, hallintotuomioistuin voi valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Mikäli hallinto-oikeus muuttaa valituksenalaista päätöstä muutoksenhakijan eduksi, oikeudenkäyntimaksua ei peritä.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.