Hankinta, M-Filesin dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönoton asiantuntijatuki, kaupunkiympäristön toimiala
M-Files -dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönoton asiantuntijatuki, hankinta
Päätös
Yhteisten palvelujen johtaja hyväksyi Arkance Systems Finland Oy:n tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisimpana ja päätti, että Arkance Systems Finland Oy:n kanssa tehdään M-Files -dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönoton asiantuntijatukea koskeva hankintasopimus.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton arvo on kahden (2) vuoden sopimuskaudella 250 000 euroa.
Yhteisten palvelujen johtaja hylkäsi M-Files Oy:n tarjouksen, koska se ei täytä tarjouksen sisällölle asetettuja vähimmäisvaatimuksia.
Hankintasopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintaa koskevan erillisen kirjallisen hankintasopimuksen. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Hankintasopimus tulee voimaan, kun hankintasopimus on allekirjoitettu.
Hankintasopimusta ei voida tehdä, ennen kuin tarjoaja on toimittanut hankintayksikölle tarjouspyynnössä mainitut hankintalain 88 §:n mukaiset rikosrekisteriotteet. Hankintayksikkö tutkii otteista, koskeeko tarjoajaa jokin hankintalain mukainen poissulkemisperuste.
Päätöksen perustelut
Hankinnan kohde
Helsingin kaupunkiympäristön toimiala on mukana kaupunkiyhteisen dokumentinhallintaratkaisun (M-Files) käyttöönotossa osana Helsingin kaupungin tiedonhallinnan kehittämistä. Kaupunginkanslia toteuttaa M-Files-järjestelmän teknisen perustamisen, mutta toimialojen tehtävänä on varmistaa järjestelmän onnistunut jalkauttaminen omiin palveluihinsa. Kaupungin kanslia vastaa myös järjestelmän yleisistä määrittelyistä ja emäjärjestelmätason toimivuudesta.
Kaupunkiympäristön toimiala vastaa siitä, miten toimialan palvelut ottavat M-Filesin osaksi päivittäistä toimintaansa, ja tarvitsee asiantuntija-apua erityisesti käyttöönoton suunnitteluun sekä toteutettavien toimintamallien määrittelyyn.
Hankittava asiantuntijatuki (konsultti) tuo hankkeeseen syvää asiantuntemusta M-Files-järjestelmän tai vastaavien käytännöistä, ja hänen tehtävänään on ohjata organisaatiota löytämään parhaat ratkaisut ja toimintamallit dokumentinhallinnan jalkauttamiseen. Konsultin työn tavoitteena ei ole projektin johtaminen, kaupunkiympäristön toimialalla on jo oma projektipäällikkö ja käyttöönotosta vastaava organisaatio, vaan tuen ja osaamisen tuominen ratkaisuteknisten päätösten tueksi.
Markkinakartoitus
Tietopyyntö, kutsu markkinavuoropuheluun julkaistiin Tarjouspalvelu Hilmassa (hankintailmoitukset.fi) ja tarjouspalvelu.fi -palvelussa 16.2.2026.
Vastausten vastaanottamisen määräaika oli 26.2.2026 klo 12. Määräaikaan mennessä saatiin vastaukset kahdelta yritykseltä.
Hankintamenettely
Tarjouspyyntö HEL 2026-000651 julkaistiin Tarjouspalvelu Hilmassa (hankintailmoitukset.fi) ja tarjouspalvelu.fi -palvelussa 2.4.2026. Hankinta on Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2015 25 §:n mukainen EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Kilpailutus suoritettiin avoimena menettelynä.
Saadut tarjoukset
Tarjousten vastaanottamisen määräaika oli 4.5.2026 klo 12. Määräaikaan mennessä saatiin tarjoukset seuraavilta tarjoajilta:
Arkance Systems Finland Oy, Digital Office Company Oy ja M-Files Oy.
Saaduista tarjouksista laadittiin avauspöytäkirja.
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja tarjousten tarkastaminen
Tarjouspyynnössä esitettiin tarjoajien soveltuvuutta koskevat rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen, tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset sekä niiden täyttymisen varmistamiseksi vaaditut selvitykset.
Kaikki tarjoajat ovat toimittaneet vaaditut selvitykset tarjouspyynnön mukaisesti ja täyttävät tarjouksessaan ilmoittamiensa tietojen mukaan asetetut soveltuvuusvaatimukset.
Tarjousten avaamisen jälkeen M-Files Oy:lle lähetettiin täsmennyspyyntö 6.5.2026 koskien sen ilmoittamaa referenssiä. M-Files Oy vastasi täsmennyspyyntöön 8.5.2026.
Tarkastusvaiheessa todettiin, että M-Files Oy:n tarjouspyynnössä asetettujen nimettyä asiantuntijaa koskevien vähimmäisvaatimusten täyttymistä ei ollut osoitettu tarjouspyynnön edellyttämällä tavalla. Tätä koskevat perustelut on avattu tarkemmin päätöksen liitteenä olevassa perustelukirjeessä, joka on toimitettu M-Files Oy:lle.
Näin ollen M-Files Oy tulee hylätä tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi.
Muut tarjoukset täyttävät tarjouksen sisällölle asetetut vähimmäisvaatimukset ja tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten vertailu ja sopimuskumppanin valinta
Tarjouspyynnön mukaan tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinta-laatusuhteeltaan paras hankinnan kohteeseen liittyvien vertailuperusteiden mukaan (hankintalain 106 §).
Tarjousvertailu suoritettiin tarjoajien tarjoushinnan (painoarvo 40 %) ja laadun (painoarvo 60 %) perusteella.
Tarjoajien vertailupisteet olivat:
- Arkance Systems Finland Oy 100,00 pistettä
- Digital Office Company Oy 86,74 pistettä
Vertailuperusteet ja niiden arviointiperusteet käyvät ilmi päätöksen liitteestä Tarjousten vertailutaulukko.
Tarjousvertailun perusteella Arkance Systems Finland Oy oli kokonaistaloudellisesti edullisin ja tulee siten valituksi palvelun toimittajaksi tarjouspyynnön menettelysääntöjen mukaisesti.
Hankintasopimus tulee voimaan, kun sopimus on allekirjoitettu.
Sopimus on voimassa kaksikymmentäneljä (24) kuukautta.
Sopimuskumppaniksi hyväksytyn osalta on tarkastettu Helsingin kaupunkikonsernin harmaan talouden torjuntaohjeen mukaiset selvitykset ja hankintalain 88 §:ssä tarkoitetut rikosrekisteriotteet ja on todettu, ettei hankintalaissa tarkoitettuja poissulkemisperusteita ilmennyt.
Ennen mahdollisen hankintasopimuksen tekemistä tarkastetaan vielä hankintalain mukaiset poissulkemisperusteet tarjoajan toimittamien rikosrekisteriotteiden perusteella.
Toimivalta
Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan viranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta). Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 16.12.2025 § 682 mukaan yhteisten palvelujen johtajalla on hankintavaltuudet enintään 3 000 000 euron suuruisiin ICT-hankintoihin. Yhteisten palvelujen johtaja on näin ollen toimivaltainen päättämään hankinnasta.
Päätös tullut nähtäväksi 02.06.2026
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Fyysisesti tai postitse toimitetun oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Sähköisesti toimitetun oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin
kaupungin kaupunkiympäristölautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava fyysisesti tai postitse valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä. Valitus on toimitettava sähköisesti valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on:
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi, postiosoite ja muut yhteystiedot. Hallintotuomioistuimelle on soveltuvalla tavalla ilmoitettava myös valittajan henkilötunnus tai yritys- ja yhteisötunnus. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Jos jokin tieto myöhemmin muuttuu, siitä on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös sähköinen tai mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Valituksen tai muun asiakirjan toimittaminen hallintotuomioistuimen sähköiseen asiointipalveluun katsotaan ilmoitukseksi sähköisen asiointipalvelun käyttämisestä prosessiosoitteena. Jos valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, hallintotuomioistuin voi valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.