Hankinta, tila- ja toiminnanohjausjärjestelmä, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala
Tila- ja toiminnanohjausjärjestelmän hankinta
Päätös
Tietohallintojohtaja päätti valita käydyn tarjouskilpailun perusteella tila- ja toiminnanohjausjärjestelmän toimittajaksi Tietoevry Finland Oy:n.
Tarjousvertailu on tämän päätöksen liitteenä 1.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaiskustannus on 1 587 200 euroa neljälle käyttövuodelle laskettuna.
Hankintasopimus on voimassa määräaikaisesti 48 kuukautta allekirjoittamisesta lukien, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.
Päätös on ehdollinen, kunnes valittu toimittaja on antanut tarjoajalle asetettujen soveltuvuusvaatimusten mukaiset lisäselvitykset hankintayksikölle ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Päätöksen perustelut
Hankinnan taustaa
Hankinnan kohteena on tila- ja toiminnanohjauksen ratkaisukokonaisuus, joka koostuu sosiaali- ja terveysalan ammattilaisten päivittäisten työtehtävien suunnittelujärjestelmästä ja tilavarausjärjestelmästä sekä näiden integroinnista asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apottiin, tilatietojärjestelmä Moduloon, työvuorosuunnittelujärjestelmä Titaniaan ja Helsingin kaupungin AD-kirjautumispalveluihin sekä tilojen Outlook resursseihin.
Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta on 17.6.2025, 118 § päättänyt hyväksyä tila- ja toiminnanohjausjärjestelmän kilpailutuksen keskeiset periaatteet ja ehdot sekä oikeuttanut tietohallintojohtajan tekemään tarvittaessa muutoksia neuvottelumenettelyn aikatauluun, tekemään päätöksen hankintamenettelyyn valittavista tarjoajista, tekemään neuvottelumenettelyssä tunnistetut muutokset lopullisiin tarjouspyyntöasiakirjoihin, tekemään hankinnasta päätöksen, päättämään optioiden ja laajennusten käyttöönotosta, allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset ja päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.
Hankintamenettely
Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki).
Tila- ja toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa noudatetaan menettelyä, joka on hankintalain 34 ja 35 §:ssä kuvatun neuvottelumenettelyn mukainen. Neuvottelumenettelyssä ensiksi hankintayksikkö valitsee tarjoajat osallistumishakemusten perusteella. Hankintayksikkö neuvottelee kunkin tarjoajaksi valitun kanssa erikseen. Neuvottelut käydään hankinta-asiakirjojen ja tarjoajaksi valittujen toimittamien alustavien tarjousten pohjalta. Neuvottelujen aikana hankintayksikkö laatii lopulliset tarjouspyyntöasiakirjat. Neuvotteluiden päätyttyä hankintayksikkö toimittaa hankintamenettelyssä mukana oleville tarjoajille lopullisen tarjouspyynnön, jonka pohjalta tarjoajat jättävät lopullisen tarjouksensa. Tarkemmin hankintamenettely oli ilmoitettu ja kuvattu hankintaa koskevassa osallistumispyynnössä ja sen liitteissä.
Tietohallintojohtaja valitsi tarjoajien valintapäätöksellä 24.09.2025, 26 § toiminnanohjausjärjestelmän hankintamenettelyyn osallistumishakemusten perusteella seuraavat ehdokkaat:
- Axel Health Oy
- Delfoi Oy
- Tietoevry Finland Oy
- Timmi Software Oy.
Valituille tarjoajille toimitetiin pyyntö jättää alustava tarjous ja ennen neuvottelujen käynnistämistä erillinen neuvottelukutsu.
Alustava tarjouspyyntö
Alustava tarjouspyyntö toimitettiin valituille tarjoajille 13.10.2025 sähköisen Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalin välityksellä. Alustavan tarjouspyynnön mukana toimitettiin alustava neuvottelukutsu, jotka täydennettiin alustavien tarjousten toimittamisen jälkeen.
Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää alustavaa tarjouspyyntö koskevia lisäkysymyksiä 24.10.2025 16.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalin välityksellä. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä 15 lisätietokysymystä, joihin Hankintayksikkö vastasi pyynnöllä Ilmoitettuun määräpäivään 31.10.2025 mennessä.
Alustavassa tarjouspyynnössä asetettuun tarjousten vastaanottamisen määräaikaan 14.11.2025 klo 16.00 mennessä saapui yhteensä kolme alustavaa tarjousta seuraavilta tarjoajilta:
- Axel Health Oy
- Delfoi Oy
- Tietoevry Finland Oy.
Tarjoajiksi valituista Timmi Software Oy ei toimittanut alustavaa tarjousta. Hankintaa koskevan osallistumispyynnön sekä alustavan tarjouspyynnön mukaisesti alustavan tarjouksen jättäminen on tarjoajan vastuulla. Tarjoaja, joka ei toimita määräajassa alustavaa tarjoustaan, ei voi jatkaa menettelyn neuvottelu- ja lopulliseen tarjousvaiheeseen. Edellä mainitun mukaisesti Timmi Software Oy suljetiin pois hankinnan jatkovaiheista.
Hankintaa koskevat neuvottelut käytiin alustavan tarjouksen jättäneiden tarjoajien kanssa neuvottelukutsun mukaisesti 9.12.2025 – 30.1.2026 välisenä aikana. Neuvottelukierrosten jälkeen hankintayksikkö toimitti luonnoksen lopullisesta tarjouspyynnöstä ja pyysi vielä lopullisista hankinta-asiakirjoista vielä viimeiset kirjalliset kommentit.
Neuvotteluvaiheen päättäminen ja lopullinen tarjouspyyntö
Hankintayksikkö ilmoitti tarjoajille neuvotteluvaiheen päättymisestä 16.3.2026 ja toimitti tarjoajille lopullisen tarjouspyynnön.
Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lopullista tarjouspyyntö koskevia lisäkysymyksiä 25.3.2026 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalin välityksellä. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä seitsemän lisätietokysymystä, joihin Hankintayksikkö vastasi pyynnöllä Ilmoitettuun määräpäivään 2.4.2026 mennessä.
Lopullisessa tarjouspyynnössä asetettuun tarjousten vastaanottamisen määräaikaan 15.4.2026 12.00 mennessä saapui yhteensä kolme tarjousta seuraavilta tarjoajilta:
- Axel Health Oy
- Delfoi Oy
- Tietoevry Finland Oy.
Tarjousten käsittely
Tarjoukset avattiin 15.4.2026, klo 12:07 sähköisestä järjestelmästä. Tarjousten vähimmäisvaatimukset oli määritelty tarjouspyyntöasiakirjoissa.
Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen
Hankintalain 74 §:n mukaisesti hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täsmentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.
Hankintayksikkö lähetti Axel Health Oy:lle ja Tietoevry Finland Oy:lle täsmennyspyynnön koskien tarjouksen osana toimitettuja liitteitä.
Axel Health Oy:n täsmennyspyyntö koski tarjouksen hintaliitettä. Tietoevry Finland Oy:n täsmennyspyyntö koski tarjouksen vaatimusluetteloa ja käyttöönottosuunnitelmaa. Molemmat tarjoajat vastasivat täsmennyspyyntöön hankintayksikön asettamassa määräajassa.
Hankintayksikkö hyväksyi täsmennysvastaukset eikä täsmentäminen johtanut tarjousten kiellettyyn muuttamiseen tai tarjousten parantamiseen.
Hankintayksikkö totesi, että kaikki kolme tarjousta ovat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos
Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Tarjousten valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voi muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa. Hankintamenettelyn aikana on kohdeltu kaikkia hankintamenettelyyn osallistuneita ja muita toimittajia hankintalain mukaisesti tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittu suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.
Hankintayksikkö valitsi lopullisista tarjouksista kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana pidetiin tarjousta, joka oli hankintayksikön kannalta hinta-laatusuhteeltaan paras.
Tarjousten valintaperusteena ja kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena oli paras hinta-laatusuhde, jonka vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat:
Hinta enintään 40 pistettä.
Tarjousten hintavertailu ja pisteytys suoritetaan tarjouspyynnön hintaliitteen mukaisesti siten, että halvin tarjottu kokonaishinta saa täydet 40 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään hinnan osalta kaavalla halvin tarjottu kokonaishinta/vertailtava kokonaishinta*40.
Hintakohtainen vertailuun vaikuttava yksikkömäärä oli ilmoitettu lopullisen tarjouspyynnön hintaliitteessä.
Laatu enintään 60 pistettä.
Tarjousten laatuvertailun painotukset jakautuvat seuraavasti eri laatutekijöiden kesken:
- tarjotun ratkaisun käytettävyysarviointi, 40 pisteen painoarvo laadun kokonaisvertailussa
- tarjottuun ratkaisuun sisältyvät pisteytettävät ominaisuudet/(ei-pakolliset) toiminnalliset ja tekniset vaatimukset, 30 pisteen painoarvo
- tarjoajan projektisuunnitelma ratkaisun käyttöönotolle 15 pisteen painoarvo
- tarjoajan ratkaisun kuvaus, 15 pisteen painoarvo.
Tarjouspyynnön liitteissä oli ilmoitettu tarkemmin eri laatutekijöiden pisteytysperiaate.
Laatupisteet lasketaan laatutekijäkohtaisesti seuraavasti: tarjoajan saamat pisteet/parhaat pisteet*painoarvo.
Lopuksi tarjoajan saamat laatupisteet laskettiin yhteen, jolloin tarjoaja voi saada maksimissaan 100 laatupistettä. Laadun vertailupisteet laskettiin laatupisteistä kertomalla laatupisteet arvolla 0,6.
Tarjouskilpailun voittajaksi valittiin tarjoaja, joka saa parhaat yhteenlasketut hinta- ja laatupisteet. Vertailupisteiden enimmäismäärä on 100 pistettä.
Vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouspyynnössä pyydetyn tila- ja toiminnanohjausjärjestelmän tarjosi Tietoevry Finland Oy vertailupisteillä 86,30. Tarjousten vertailutaulukko on päätöksen liitteenä 1.
Sopimus ja sopimuskausi
Tietoevry Finland Oy:n kanssa tehdään hankintasopimus. Hankintasopimuksen määräaikainen sopimuskausi on 48 kuukautta sopimuksen allekirjoittamisesta lukien.
Määräaikaisen 48 kuukauden sopimuskauden jälkeen Sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, kunnes jompikumpi Osapuoli irtisanoo Sopimuksen. Sopimus voidaan asettaa päättymään määräaikaisen sopimuskauden päättymiseen, noudattaen alla mainittua irtisanomisaikaa. Tilaaja voi irtisanoa Sopimuksen noudattaen kuuden kuukauden irtisanomisaikaa. Toimittaja voi irtisanoa Sopimuksen noudattaen 12 kuukauden irtisanomisaikaa. Irtisanomisaika lasketaan sen kuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana sopimus on irtisanottu. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti.
Sopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi.
Osapuolia sitova sopimus ei synny tämän päätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kun osapuolet ovat allekirjoittaneet hankinnasta sopimuksen.
Toimivalta
Tietohallintojohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali-, terveys ja pelastuslautakunnan päätökseen 17.6.2025, 118 §.
Päätös tullut nähtäväksi 09.06.2026
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun
asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Fyysisesti tai postitse toimitetun oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Sähköisesti toimitetun oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaa-timus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvit- tavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaa- timuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoi- tettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa ha- luaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimi- tettu viranomaiselle.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE
Valitusaika
Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vas- taanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa si- ten, että viestiä voidaan käsitellä.
Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivä- nä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksian- non tapahtuneen myöhemmin.
Hankintaoikaisun vireilletulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka ku- luessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkina- oikeudelle.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Valitus on toimitettava fyysisesti tai postitse valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä. Valitus on toimitettava sähköisesti valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä.
Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapun- päivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä en- simmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Valitusviranomainen
Valitus tehdään markkinaoikeudelle.
Markkinaoikeuden asiointiosoite on:
Sähköpostiosoite: | markkinaoikeus@oikeus.fi |
Postiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
00520 HELSINKI | |
Faksinumero: | 029 56 43314 |
Käyntiosoite: | Radanrakentajantie 5 |
Puhelinnumero: | 029 56 43300 |
Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipal- velussa osoitteessa: https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet
Valituksen muoto ja sisältö
Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaati-
muksen kirjallisesta muodosta.
Valituksessa on ilmoitettava:
- päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös);
- miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
- vaatimusten perustelut;
- mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva pää-tös ei kohdistu valittajaan.
Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi, postiosoite ja muut yhteystiedot. Hallintotuomioistuimelle on soveltuvalla tavalla ilmoitettava myös valittajan henkilötunnus tai yritys- ja yhteisötunnus. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Jos jokin tieto myöhemmin muuttuu, siitä on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.
Valituksessa on ilmoitettava myös sähköinen tai mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Valituksen tai muun asiakirjan toimittaminen hallintotuomioistuimen sähköiseen asiointipalveluun katsotaan ilmoitukseksi sähköisen asiointipalvelun käyttämisestä prosessiosoitteena. Jos valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, hallintotuomioistuin voi valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.
Valitukseen on liitettävä:
- valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
- selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, taimuu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
- asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.
Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle
Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayk- sikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimi- tetaan markkinaoikeudelle.
Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Odotusaika
EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen
tiedoksi.
Oikeudenkäyntimaksu
Muutoksenhakuasian vireillepanijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään.
Markkinaoikeuden ensimmäisenä asteena käsittelemässä asiassa maksu peritään riippumatta asian lopputuloksesta.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.