Hankinta, HKL:n ilmeen uudistaminen ja siihen liittyvät materiaalit, Liikennelaitos

Yksikön johtaja päätti tilata HKL:n ilmeen uudistamisen ja siihen liittyvät materiaalit Pentagon Design Oy:ltä yhteensä enintään 28.770,00 euron arvonlisäverottomaan kokonaishintaan.

Lisäksi yksikön johtaja päätti tilata tarvittaessa markkinointikampanjan uudella ilmeellä (optio) 36.000,00 euron arvonlisäverottomaan kokonaishintaan.

Hankinta perustuu HKL:n järjestämään tarjouskilpailuun 60H21, 15.10.2021.

Hankintamenettelynä käytettiin avointa menettelyä. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo alitti erityisalojen hankintalain (1398/2016) mukaisen palveluiden EU-kynnysarvon.

Tarjouskilpailusta ilmoitettiin julkisesti 15.10.2021 Internet-osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi. Menettelyssä kenellä tahansa oli mahdollisuus osallistua tarjouskilpailuun kaikille saatavilla olevien tarjouspyyntöasiakirjojen avulla. Tarjousten määräaika oli 25.10.2021 klo 12.

Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti viisi (5) tarjoajaa:
-Hansdotter Oy
-Kuudes Kerros Helsinki Oy
-Pentagon Design Oy
-S.E.O.S. Design Oy
-ArtCloud Oy

Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä. Kaikki tarjoajat täyttivät asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjottavaa palvelua ja tarjousta koskevat vaatimukset määriteltiin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tarjoajien edellytettiin vastaavan kaikkiin kohtiin ja liittävän kaikki vaadittavat asiakirjat ja selvitykset tarjouksensa liitteeksi.

Tarjousten tarkastamisessa ArtCloud Oy:n tarjous todettiin hinnaltaan poikkeuksellisen alhaiseksi. Hankintayksikkö pyysi ArtCloud Oy:ltä selvityksen tarjouksena alihintaisuudesta. Saadusta selvityksestä huolimatta, ArtCloud Oy:n tarjous hylättiin poikkeuksellisen alhaisen hinnan vuoksi ja tarkemmat perustelut toimitetaan ArtCloud Oy:lle erikseen tämän päätöksen liitteenä.

Hansdotter Oy:n, Kuudes Kerros Helsinki Oy:n, Pentagon Design Oy:n ja S.E.O.S. Design Oy:n tarjoukset täyttivät tarjouspyynnössä määritetyt vähimmäisvaatimukset ja ne hyväksyttiin mukaan tarjousten vertailuun.

Tarjouskilpailun ratkaisuperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus niin, että hinnan painoarvo oli 50 % ja laadun 50 %.

Hinta 50 %:

Ilmeen uudistaminen ja siihen liittyvien materiaalien hinta 40 pistettä.

Tarjoajan tarjouksessaan ilmoittama ilmeen uudistamisen ja siihen liittyvän materiaalin kokonaishinta (hinta ilman optiota). Halvin hinta saa 40 pistettä eli täyden pistemäärän. Muut tarjoajat pisteytetään kaavalla: halvin hinta / tarjottu hinta x 40.

Option (markkinointikampanjan) hinta 10 pistettä.

Tarjoajan tarjouksessaan ilmoittama option kokonaishinta. Halvin hinta saa 10 pistettä eli täyden pistemäärän. Muut tarjoajat pisteytetään kaavalla: halvin option hinta / tarjottu option hinta x 10.

Ilmeen uudistamisen ja siihen liittyvien materiaalien hinnan sekä option hinnan pisteet laskettiin yhteen, jolloin saatiin kullekin tarjoajalle hinnan yhteispisteet. Parhaimmat hinnan yhteispisteet saanut tarjous sai täydet hinnan vertailupisteet (50 pistettä).

Muiden tarjousten hinnan vertailupisteet laskettiin kaavalla (tarjouksen hinnan yhteispisteet / parhaimman tarjouksen hinnan yhteispisteet) x 50 pistettä.

Laatu 50%:

Tarjouspyynnön mukaan laatuarvioinnin perusteina olivat alustava projektisuunnitelma (30 pistettä) ja referenssit (20 pistettä).

Tarjouspyynnössä todettiin myös, että referenssiosuus jakaantui kahteen alakohtaan:

a) Referenssejä arvioidaan laadullisesti niin, että yhteiskunnalliselle toimijalle tai joukkoliikenne- tai rakennusalan toimijoille toteutetut ilmeuudistukset saavat 10 pistettä, ja muut referenssit 5 pistettä kukin.

b) Työryhmän ammattitaitoa arvioidaan toteutettujen ilmeuudistusten ja työkokemuksen kautta. Projektipäällikön yli 5 vuoden kokemus projektien läpiviennistä 5 pistettä ja nimetyn pää-designerin aiempi osallistuminen ilmeuudistukseen 5 pistettä.

Koska tarjoaja sai ilmoittaa kaksi referenssitoimitusta, kohtien a) ja b) yhteispisteet ovat enintään 30 pistettä eikä 20 pistettä, kuten edellä on mainittu. Näin ollen tarjouspyynnössä on ollut lievää epäselvyyttä, joka ei kuitenkaan ole vaikuttanut tarjousten vertailuun eikä tarjoajien asemaan. Ilmoitettu laadun painoarvo 50 % ei ole muuttunut.

Alustavan projektisuunnitelman ja referenssien pisteet laskettiin yhteen, jolloin saatiin kullekin tarjoajalle laadun yhteispisteet. Parhaimmat laadun yhteispisteet saanut tarjous sai täydet laadun vertailupisteet (60 pistettä).

Muiden tarjousten laadun vertailupisteet laskettiin kaavalla (tarjouksen laadun yhteispisteet / suurimman pistemäärän saaneen tarjouksen laadun yhteispisteet) x 50.

Tarjouksen lopulliset pisteet määräytyivät siten, että hinta- ja laatupisteet laskettiin yhteen ja suurimman kokonaispistemäärän saanut tarjous voitti.

Tarjousten pisteytys ja vertailu on esitetty liitteenä olevassa tarjousten vertailutaulukossa.

Päätöksen liitteenä olevan vertailutaulukon mukaisesti kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jätti Pentagon Design Oy.

Sopimussuhde tarjouskilpailun voittajan kanssa ei synny vielä tämän päätöksen perusteella, vaan vasta allekirjoitetulla sopimuksella.