Hankinta, Cloudia sopimushallintajärjestelmä, liikennelaitos

Yksikön johtaja päätti tilata Cloudia Oy:lta ”Cloudia Sopimus” sopimushallintajärjestelmän käyttöönoton tarjouksen 20.9.2019/Ilona Ylinampa mukaisesti yhteensä enintään 49.900,00 euron arvonlisänverottomaan kokonaishintaan.

Lisäksi yksikön johtaja päätti tilata Cloudia Oy:ltä ”Cloudia Sopimus” järjestelmän ylläpitoa saman tarjouksen mukaan seuraavalle viidelle vuodelle á 21.650,00 euroa yhteensä enintään 86.600,00 euron arvonlisäverottomaan kokonaishintaan.

Sopimushallintajärjestelmän käyttöönoton tavoitteena on kehittää HKL:n sopimusten hallintaa ottamalla käyttöön kaupunkiyhteinen sopimushallinnan työväline, jolla helpotetaan sopimusten hallintaa sopimusten elinkaaren aikana ja mahdollistetaan ajantasaisen ja luotettavan kokonaiskuvan muodostaminen sopimusten tilasta. Käytännössä sopimushallinnan työvälineellä tarkoitetaan tietojärjestelmää, johon HKL:n sopimukset kootaan keskitetysti ja joka samalla mahdollistaa sopimusten tilan tehokkaamman seurannan ja valvonnan. Järjestelmä tulee helpottamaan erityisesti sopimustietojen löydettävyyttä ja käytettävyyttä sekä samalla parantamaan mahdollisuuksia sopimusten toteutumatietojen seurantaan.

Sopimushallinnan ratkaisuksi valitun ”Cloudia Sopimuksen” hankinta perustuu KL-Kuntahankinnat Oy:n ja Cloudia Oy:n väliseen puitesopimukseen kilpailutusjärjestelmän hankinnasta 5.3.2012, johon Helsingin kaupunki on liittynyt.

Käyttöönoton kertakustannuksesta 24 950 € laskutetaan 31.10.2019. Loput 50% 24 950 € ja ensimmäinen SaaS-ylläpito 21 650 € vuosikustannus laskutetaan vasta 1.1.2020 alkaen.