Tietopyyntö, kaupunginkanslian toimistotarvikehankinnan asiakirjat, Pohjankukka Harri, Lyreco Finland Oy

Vs. hankintajohtaja päätti, ettei Lyreco Finland Oy:lle anneta toimistotarvikkeiden kilpailutukseen (HEL 2019-004672) liittyviä yksityiskohtaisia tuotetietoja tarjoajien toimittamista hankintaohjelmista eikä muitakaan liikesalaisuuksiksi lukeutuvia tietoja tarjoajista tai tarjottujen tuotteiden ominaisuuksista.

Hankintalain (1397/2016) 138 §:n mukaan hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen ja asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999, julkisuuslaki).

Julkisuuslain 11 §:n mukaan asianosaisella on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Tätä oikeutta ei kuitenkaan ole julkisessa hankinnassa toisen ehdokkaan tai tarjoajan liike- tai ammattisalaisuutta koskeviin tietoihin; tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta on kuitenkin aina annettava.

Julkisuuslain 14 §:ssä säädetään lisäksi, että jos virkamies tai muu 2 momentissa tarkoitettu henkilö kieltäytyy antamasta pyydettyä tietoa, hänen on:

Toimistotarvikkeiden kilpailutuksessa tarjoajana toiminut Lyreco Finland Oy on 27.6.2019 pyytänyt saada kaikkien kilpailutukseen osallistuneiden tarjoajien tarjoukset kaikkine asiakirjoineen, selvityksineen ja tuotetietoineen sekä päätöksentekoon vaikuttaneet ja siinä käytetyt asiakirjat. Pyyntö koski myös tarjouspyyntöä ja päätökseen liittyviä tietoja. (Tietopyyntö näkyy tämän päätöksen liitteessä 1.)

Asiakirjapyyntöön on vastattu 8.7.2019 ja annettu kaikki pyynnössä vaaditut asiakirjat, jotka hankintayksikön käsityksen mukaan ovat julkisia. Vastauksessa on ilmoitettu, että hankintayksikkö pitää tarjoajien tarjoustensa liitteinä toimittamia hankintaohjelmia tuote- ja yksikköhintatietoineen liikesalaisuutena, eikä anna näitä. (Vastaus näkyy tämän päätöksen liitteessä 2.) Samalla hankintayksikkö on julkisuuslain mukaisesti tiedustellut, haluaako Lyreco Finland Oy asiasta viranomaisen päätöksen.

Tämän jälkeen Lyreco Finland Oy on 10.7.2019 pyytänyt (liitteessä1) vielä saada julkisuuslaissa tarkoitetun viranomaisen päätöksen.

Julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohdan mukaan salassa pidettäviä viranomaisen asiakirjoja ovat sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja yksityisestä liikesalaisuudesta, samoin kuin sellaiset asiakirjat, jotka sisältävät tietoja muusta vastaavasta yksityisen elinkeinotoimintaa koskevasta seikasta, jos tiedon antaminen niistä aiheuttaisi elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa.

Julkisuuslain perustelujen mukaan liikesalaisuudella tarkoitetaan tietoa a) joka on salaista, koska se ei ole kokonaisuutena tai osiensa täsmällisenä kokoonpanona ja yhdistelmänä tällaisia tietoja tavanomaisesti käsitteleville henkilöille yleisesti tunnettua tai helposti selville saatavissa, b) jolla on taloudellista arvoa elinkeinotoiminnassa, koska se on salaista ja c) jonka laillinen haltija on ryhtynyt kohtuullisiin toimenpiteisiin tiedon pitämiseksi salassa.

Hankintaohjelmaliitteet ja tarjoajien soveltuvuuteen liittyvät liitteet, joita ei Lyreco Finland Oy:lle ole annettu, ovat hankintayksikön käsityksen mukaan liikesalaisuuksia. Hankintaohjelmat sisältävät tarjoajien antamia rivikohtaisia hinta-, valmistus- ja muihin teknisiin ominaisuuksiin liittyviä yksityiskohtaisia tietoja yksittäisistä tuotteista. Tarjoajan soveltuvuutta kuvaaviin liitteisiin voi sisältyä hankinnan toteuttamiseen liittyviä tarjoajakohtaisia strategisia valintoja.

Kaikki tarjoajat ovat ilmaisseet, että kyseessä olevat liitteet ovat salaisia. Toiminnan harjoittajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan viranomaisen on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit objektiivisesti.

Julkisuuslain perustelujen ja useiden tuomioistunpäätösten mukaan tarjouksen tehneen elinkeinonharjoittajan liikesalaisuuksina on pidetty tarjousasiakirjojen sisältämiä yksikköhintoja (esimerkiksi KHO 2007:83). Muita yksittäisiä tuotekohtaisia tietoja voidaan pitää tarjottuihin yksittäisiin tuotteisiin liittyvinä teknisinä kuvauksina, jotka lukeutuvat liikesalaisuuksiksi. Tarjoajan soveltuvuuteen liittyviä tietoja puolestaan on oikeuskäytännössä yleisesti pidetty yrityksen kaupalliseen ja muuhun toimintastrategiaan liittyvänä salaisena tietona.

Näin ollen hankintayksikkö pitää muita kuin Lyreco Finland Oy:lle jo annettuja tietoja julkisuuslaissa ja sen perusteluissa tarkoitettuina liikesalaisuuksina.

Tämän päätöksen antaa vs. hankintajohtaja, sillä julkisuuslain 14 §:n mukaan viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on.

Tämä päätös on pyynnön esittäjälle maksuton.