SAP-lisenssien lisähankinta

Va. tietotekniikka- ja viestintäjohtaja päätti hankkia Atos IT Solutions and Services Oy:ltä SAP Information Lifecycle Management -lisenssejä ja niiden ylläpitoa. Hankinnan arvonlisäveroton kustannus on 280 900 euroa.

Samalla va. tietotekniikka- ja viestintäjohtaja päätti, että lisenssihankinnan arvonlisäveroton osuus 235 000 euroa maksetaan talousarvion kohdalta 8 05 01 02, keskitetyt tietotekniikkahankinnat, hankkeelta SAP-alustapalvelu (projektinumero 1893005004) ja lisenssien ylläpidosta aiheutuvat arvonlisäverottomat kustannukset 45 900 euroa maksetaan talousarvion kohdalta 1 40 01, kaupunginkanslia, hankkeelta SAP-alustapalvelu (projektinumero 1813006010).

Hankinta perustuu kaupungin ja Atos IT Solutions and Services Oy:n välillä 14.12.2015 allekirjoitettuun sopimukseen SAP-alustan käyttöpalveluista ja lisenssien ylläpidosta. Tämän sopimuksen piiriin kuuluvat myös tarvittavat lisenssien lisähankinnat sopimuksen voimassaolon ajan.

Nyt hankittavalla SAP Information Lifecycle Management -tuotteella (ILM) voidaan toteuttaa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset henkilötietojen hallinnassa. ILM-tuote on kaupungin tiedossa oleva ainoa automaattinen ratkaisu tietosuoja-asetuksen vaatimusten toteuttamiseen SAP-järjestelmässä henkilötietojen hallinnan osalta.

Kaupungin SAP-järjestelmässä on tallennettu runsaasti henkilötietoja esim. myyntilaskutuksessa ja tietosuoja-asetuksen perusteella henkilö voi vaatia omat tietonsa poistettavaksi tietojärjestelmistä. Myyntilaskutus ja muut SAP-järjestelmän tapahtumat ovat kuitenkin osa kirjanpitoaineistoa eikä siitä syystä tietojen poistaminen ole mahdollista ennen lakisääteisen säilytysajan päättymistä. ILM-tuotteella voidaan henkilötiedot piilottaa käyttäjiltä niitä kuitenkaan poistamatta järjestelmästä. Lakisääteisen säilytysajan päätyttyä tietojen poistamisen yhteydessä poistuvat myös ILM-tuotteella piilotetut henkilötiedot.

Rakennusvirasto luopui oman SAP-järjestelmän käytöstä 1.1.2017 alkaen ja siirtyi hyödyntämään kaupunkiyhteistä SAP-järjestelmää. Rakennusviraston kirjanpitoaineistolla on poikkeuksellisen pitkiä säilytysaikavaatimuksia johtuen rakennuttamisprojektien vastuista. ILM-tuotteella on mahdollista toteuttaa aineistojen säilyttäminen siten, että rakennusviraston SAP-järjestelmän ylläpidosta voidaan luopua. Tällä ratkaisulla säästetään useita kymmeniä tuhansia euroja vuositasolla ja kaikki kustannukset huomioiden ratkaisun takaisinmaksuaika on noin viisi vuotta.

Hankinnan yhteydessä on sovittu aiemmin hankittujen ja nyt käyttämättömänä olevien SAP-järjestelmän lisenssien terminoinnista.