Tiedonohjauksen koordinaatioryhmä -työryhmän väliraportti

Kaupunginjohtaja päätti johtajistokäsittelyssä merkitä tiedoksi liitteenä 1 olevan tiedonohjauksen koordinaatioryhmä -työryhmän väliraportin.

Kaupunginjohtaja asetti 30.4.2014 (§ 43) johtajistokäsittelyssä tiedonohjauksen koordinaatioryhmän, jonka tehtävänä on laatia tiedonohjauksen toimintamalli sekä vastata sähköinen arkistointi ja tallentaminen työryhmän esittämien tavoitteiden seurannasta ja toteutumisesta. Työryhmän tehtävänä on määritellä tiedonohjauksen tarpeet tietojärjestelmäkohtaisesti ja jalkauttaa kehittämistoimenpiteet kaupungin tietotekniikkaohjelman ja hankeohjelman välityksellä. Asetetut tavoitteet sidotaan kaupungin kokonaisarkkitehtuurin ohjauksen tavoitteisiin.

Tiedonohjauksen koordinaatioryhmä on kaupunginjohtajan päätöksen (30.4.2014) mukaisesti edistänyt sähköiseen säilyttämiseen siirtymistä.

Työryhmän tulee saada työnsä valmiiksi vuoden 2017 loppuun mennessä ja sen on tarkoitus raportoida tavoitteiden edistymisestä kaupungin johtajistolle puolen vuoden välein. Työryhmän edellinen väliraportti merkittiin tiedoksi 9.11.2016.

Tiivistelmä väliraportista johtajiston päätösluonnokseen

Tiedonohjauksen ja sähköisen säilyttämisen huomioiminen tietojärjestelmäkehityksessä

Helsingin kaupungille kehitetään kaupunkiyhteistä tiedonohjausjärjestelmää avoimen kehityksen menetelmin ja avoimen lähdekoodin ratkaisulla. Järjestelmässä laaditaan, hallitaan ja ylläpidetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa ja järjestelmästä välitetään tiedonohjaustietoa kaupungin eri operatiivisten tietojärjestelmien (mm. Ahjo) käyttöön. Määrittely- ja toteutustyössä hyödynnetään puitesopimuksia. Tuotantoversion on tavoitteena valmistua kevään 2017 aikana. Kaupunginarkisto ja kaupunginkanslian tietotekniikka- ja viestintäosasto tekevät tiivistä yhteistyötä järjestelmäkehityksessä.

Keskeinen osa sähköiseen säilyttämiseen siirtymistä on tiedonohjauksen ja sähköisen säilyttämisen edellytysten huomioiminen operatiivisia tietojärjestelmiä kehitettäessä. Ahjo-järjestelmän osalta siirryttiin 1.1.2016 alkaen sähköiseen säilyttämiseen. Laske-järjestelmän, Tilausrekisterin ja Antolaina-järjestelmän osalta on siirrytty SAP-arkistointiratkaisun avulla sähköiseen säilyttämiseen. Lisäksi on edistetty sähköisen säilyttämisen edellytysten huomioimista seuraavissa hankkeissa: rakennusvalvonnan Lupapiste-järjestelmä, kaupunkiyhteinen HR-järjestelmä, rakennusviraston Allu-järjestelmä.

Tiedonohjaussuunnitelman laatiminen

SÄHKE2-normin mukainen tiedonohjaussuunnitelma (TOS) on edellytys sähköiseen säilyttämiseen siirtymiselle. Kaupunginarkiston sähköisen säilyttämisen tukipalveluhanke ohjaa ja tukee tiedonohjaussuunnitelman laatimista hallintokunnissa. TOS-työssä ei olla kaikilta osin saavutettu asetettuja aikataulutavoitteita. Sähköiseen säilyttämiseen siirtymisestä saadaan huomattavia hyötyjä, joten tulee varmistaa, että hallintokunnissa käynnissä olevia TOS-projekteja pystytään edistämään suunnitellusti vuoden 2017 aikana.

Jatkotoimenpiteet työryhmän työn jatkamiseksi

Tiedonohjauksen koordinaatioryhmä nostaa raportissa esiin sen, että Helsingin kaupungin johtamisjärjestelmän uudistuksen yhteydessä varmistetaan riittävät resurssit tiedonohjaussuunnitelman laatimiseksi. Tiedonohjaussuunnitelman rakenne ei perustu organisaatiorajoihin, joten TOS-kuvausten laatimista voidaan jatkaa luotujen menetelmien ja hallintokunnissa käynnissä olevien TOS-projektien tavoitteiden mukaisesti. Sähköiseen säilyttämiseen siirtymisestä saatavat kustannushyödyt ovat merkittäviä. Lisäksi on varmistettava, että hallintokuntien arkistojen päättämistyö resursoidaan kaupunkitasoisesti niin, ettei tiedonohjaussuunnitelmatyön edistyminen vaarannu.

Valtiovarainministeriö selvittää mahdollisuutta toteuttaa sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen yhteinen palvelukokonaisuus (SAPA). Tiedonohjauksen koordinaatioryhmä esittää raportissa, että kaupunki tekee ratkaisun Helsingin kaupungin sähköisestä säilytysratkaisusta sen jälkeen, kun VM on tehnyt päätöksen SAPA-kokonaisuuden toteuttamisesta.

Lisäksi tiedonohjauksen koordinaatioryhmä ehdottaa, että tehokkaiden ja yhteentoimivien ratkaisujen varmistamiseksi jatketaan kaupunginkanslian tietotekniikka- ja viestintäosaston käynnistämää sähköisen säilyttämisen kohdearkkitehtuurin laatimistyötä, ja että kaupungin tietojärjestelmähankkeissa tulee huomioida entistä paremmin sähköisen säilyttämisen vaatimukset jo järjestelmien suunnitteluvaiheessa.