Tietokeskuksen henkilörekisterien rekisteriselosteiden hyväksyminen ja täydentäminen

Tietokeskuksen johtaja päätti muuttaa tietokeskuksen johtajan 26.5.2014, 11 § tekemän päätöksen mukaisen tietokeskuksen asiakashallintarekisterin rekisteriselosteen kohdat 3 - 6 kuulumaan seuraavasti:

3.

Rekisterin vastuuhenkilö

Asiakas- ja julkaisuhallinnasta vastaava toimistonhoitaja (julkaisut) puh. 09 31036293

Kirjastotietopalvelusta vastaava informaatikko (kirjastopalvelut) puh. 09 310 36377

HRI:n suunnittelija (HRI:n verkkosivut ja uutiskirje) puh. 09 310 36523

Tietojärjestelmästä vastaava tutkija (arkistotietojärjestelmä) puh. 09-31043574

4.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike

Toimistonhoitaja (julkaisut) / informaatikko (kirjastopalvelut) / suunnittelija (HRI) /tutkija (arkistotietojärjestelmä)

Osoite PL 5500 00099 HELSINGIN KAUPUNKI

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) 09 31036293 (julkaisut) / 09 310 36377 (kirjastopalvelut) / 09 310 36523 (HRI) / 09 31043574 (arkistotietojärjestelmä)

5.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Julkaisuosiossa ylläpidetään tietokeskuksen julkaisujen asiakkaiden tarvittavia yhteys-, laskutus- ja tilaustietoja. Julkaisujen jakelu suoritetaan tietokeskuksen asiakas- ja julkaisuhallintarekisterin kautta. Rekisteriä hyödynnetään informoitaessa ja markkinoitaessa eri kohderyhmille. Rekisterissä ylläpidetään myös tietoja tietokeskuksen julkaisuista.

Kirjastopalveluosiota käytetään tietokeskuksen kirjaston lainaustoimintaan, julkaisujen lainauksen valvontaan ja tilastointiin. Kirjaston asiakkaan lainaajatietojen sisältyminen kirjastojärjestelmän asiakasrekisteriin perustuu hänen oikeuteensa lainata kirjastosta kirjoja.

HRI-osiossa on HRI:n sähköisen uutiskirjeen tilanneiden sähköpostiosoitteet sekä hri.fi-verkkosivujen sovellusgalleriassa esillä olevien sovellusten tekijöiden nimet ja sähköpostiosoitteet, HRI:hin artikkeleja kirjoittaneiden henkilöiden nimet, sähköpostiosoitteet ja kuvat sekä HRI:n sivuille kommentteja ja datatoiveita kirjoittaneiden henkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet.

Arkistotietojärjestelmäosiossa henkilötietoja käsitellään asiakirjojen tilausten, palvelujen kehittämisen, raportoinnin ja muiden asiakkuuden hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

6.

Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan tiedot: Asiakasnumero, virasto, osasto, toimipiste, titteli, henkilön nimi, osoite, postinumero, maa, puhelin, telefax, muu puhelin, laskutushenkilö, laskutusosoite, laskutusposti, e-maili, asiakasryhmä, ammattiasema, maksu-luokka, toimitustapa, jakelureitti

Tuotetiedot: Julkaisun nimi, aihealue, julkaisusarja, tekijät, julkaisuaika, paino-tapa, sivu-määrä, hinta, painosmäärä, varastosaldo.

Tilaustiedot: Tuotetunnus, määrä- ja hintatiedot, taloushallinnon kulloinkin vaatimat maksajan tiedot.

Lainatiedot: Tiedot voimassa olevista lainoista ja varauksista.

HRI-uutiskirje: Uutiskirjeen tilanneen asiakkaan nimi ja sähköpostiosoite.

hri.fi: Sovellusgalleriassa esillä olevien sovellusten tekijöiden nimet ja sähköpostiosoitteet, HRI:hin artikkeleja kirjoittaneiden henkilöiden nimet, sähköpostiosoitteet ja kuvat sekä HRI:n sivuille kommentteja ja datatoiveita kirjoittaneiden henkilöiden nimet ja sähkö-postiosoitteet.

Arkistotietojärjestelmäosion asiakkaan tiedot: Asiakkaan etu- ja sukunimi, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus ja salasana, tiedot asiakkaan tilauksista, käyttöehtojen hyväksymispäivä.