Varhaiskasvatusviraston vuoden 2016 tilinpäätös

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Varhaiskasvatustoimen johtosäännön 4 §:n 1 kohdan mukaan varhaiskasvatuslautakunnan tehtävänä on valvoa, että virasto toimii vahvistetun talousarvion puitteissa sekä kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen hyväksymien tavoitteiden mukaisesti. Lautakunnan tehtävänä on myös johtosäännön 4 §:n 2 kohdan mukaan hyväksyä osaltaan virastolle tavoitteet sekä seurata niiden toteutumista.

Varhaiskasvatusviraston talousarvion toteutuminen

Varhaiskasvatuslautakunta hyväksyi 19.1.2016 § 3 varhaiskasvatusviraston vuoden 2016 käyttösuunnitelman sekä toimistojen tulosbudjettien loppusummat vuoden 2016 talouden seurannan pohjaksi. Tilinpäätöstietojen vertailukohtana on kaupunginvaltuuston 2.12.2015 vahvistama talousarvio vuodelle 2016.

Liitteinä olevissa yhteenvedoissa koskien euroja ja suoritteiden toteumaa on nähtävissä talousarvio ja tulosbudjetti 2016. Vuoden 2016 toteuman tarkastelu sekä eurojen että suoritteiden osalta on esityksessä tehty tulosbudjettiin verrattuna.

Yhteenveto varhaiskasvatusviraston vuoden 2016 talousarvion toteutumisesta tulo- ja menolajiryhmittäin (Ta-kohta 3 20) sekä irtaimen omaisuuden (Ta-kohta 8 09 33) perushankinnan määrärahojen käytöstä ilmenee liitteestä 1.

Varhaiskasvatusviraston menoihin oli talousarviossa varattu määrärahaa 385,0 milj. euroa. Viraston menot olivat 392,9 milj. euroa. Menot ylittivät käytettävissä olleet määrärahat 7,9 milj. eurolla.

Menolajeittain tarkasteltuna ylitystä tulosbudjettiin 2016 verrattuna aiheutui henkilöstömenoissa, palvelujen ostoissa ja vuokrakustannuksissa. Vastaavasti säästöä aiheutui aineissa ja tarvikkeissa, avustuksissa ja muissa menoissa.

Varhaiskasvatusvirasto haki ylitysoikeutta yhteensä 8,15 miljoonaa euroa. Varhaiskasvatuslautakunta käsitteli 3,1 miljoonan euron ylitysoikeuden hakemisen kokouksessaan 8.11.2016 § 122. Lisäksi virastokirjeellä 19.1.2017 haettiin ylitysoikeutta lisää 5,05 miljoonaa euroa talousarvion 2016 menoihin.

Kaupunginvaltuusto myönsi ylitysoikeuden kokouksessaan 15.2.2017. Samalla kaupunginvaltuusto kehotti, aiempien vuosien tapaan, varhaiskasvatuksesta vastaavaa toimielintä tarkistamaan varhaiskasvatuksen piirissä olevien lasten määrän talousennusteiden yhteydessä neljä kertaa vuodessa. Jos lapsimäärä ja sitä seuraavat kustannukset ovat budjetoitua suuremmat, varhaiskasvatuksesta vastaava toimielin tekee ehdotuksen lisämäärärahan myöntämisestä kaupunginvaltuustolle. Lisämäärärahan suuruus määritellään sen hoitomuodon kustannusten mukaan, johon ylitys kohdistuu. Lisäksi hyväksyttiin ponsi, jonka mukaan hyväksyessään määrärahojen ylitysoikeudet kaupunginvaltuusto päättää kaupunkistrategian valmistelun yhteydessä selvittää mahdollisuudet siirtyä lapsikohtaiseen budjetointiin varhaiskasvatuksessa ja opetuksessa.

Ylityksen perusteluina olivat päiväkotihoidossa olevien lasten kasvanut määrä ja varhaiskasvatuslain 5 a §:n mukaisesta päiväkodin ryhmäkoon muutoksesta aiheutunut lisääntynyt sijaisten tarve. Menoylitys talousarvioon 2016 verrattuna perustui suoritteiden sijoittumiseen edullisemmista kalliimpiin hoitomuotoihin siten, että kotihoidon suoritteet vähenivät ja päiväkotihoidon kasvoivat.

Varhaiskasvatuslain mukainen päiväkodin ryhmäkoon muutos vaikutti sijaistarpeen lisääntymiseen, joten erityisesti työvoiman vuokrauspalvelujen käyttö lisääntyi vuoden 2016 aikana verrattuna vuoteen 2015. Vuoden 2016 loppuun mennessä työvoiman vuokrauspalvelujen määrärahojen käyttö kasvoi 6,3 prosenttia vuoteen 2015 verrattuna. Viraston käyttöaste vuodelta 2016 oli 0,8 prosenttiyksikköä alempi kuin vuoden 2015 vastaava luku johtuen ed. mainitusta varhaiskasvatuslain muutoksesta.

Ylityksen perusteluna oli myös tulospalkkioiden maksaminen vuodelta 2016 varhaiskasvatusviraston henkilöstölle. Varhaiskasvatusviraston tulospalkkiojärjestelmä tukee strategisten tavoitteiden toteutumista. Tulospalkkiotavoitteissa päästiin keskimäärin 61 % toteumaan. Tulospalkkioiden maksettava määräraha on yhteensä 3,7 milj. euroa sivukuluineen. Virasto on hakenut 21.2.2017 päivätyllä kirjeellä lupaa kaupungin johtajistolta tulospalkkioiden maksamiseen.

Talousarviossa 2016 varhaiskasvatusviraston tulomääräraha oli 38,9 milj. euroa. Tulot olivat 42,0 milj. euroa, joten ne ylittyivät 3,1 milj. eurolla Viraston tuloissa maksutulot ylittyivät lasten määrän kasvusta ja 1.8.2016 voimaan tulleiden asiakasmaksujen indeksitarkistusten vuoksi. Tuet ja avustukset ylittyivät erityispäivähoidon lasten pakolaiskorvauksista johtuen mm. valtionavustusten myöhentyneistä, edellisvuosien maksatuksista varhaiskasvatusvirastolle.

Ennuste vuoden 2016 väestönkasvuksi (1–6-vuotiaat) oli 611 lasta. Toteuma-arvion 8.2.2017 mukaan 1–6-vuotiaiden lasten määrä on kasvanut 583 lapsella vuodesta 2015 (1–6-vuotiaita lapsia yhteensä 39 033). Tieto vuoden 2016 lopullisesta toteumasta saadaan maaliskuun 2017 aikana.

Irtaimen omaisuuden perushankinnan (Ta-kohta 8 09 33) määrärahan käyttö

Varhaiskasvatusviraston irtaimen omaisuuden perushankinnan käytettävissä oleva vuoden 2016 määräraha oli yhteensä 1,7 milj. euroa, joka muodostui talousarvioon varatusta 1,0 milj. euron määrärahasta sekä vuonna 2015 käyttämättä jääneiden määrärahojen perusteella myönnetyistä 0,7 milj. euron ylitysoikeudesta.

Määrärahaa käytettiin 0,7 miljoonaa euroa, muihin hankintoihin 0,3 milj. euroa ja tietotekniikkahankintoihin 0,4 milj. euroa. Määrärahaa jäi käyttämättä 1,0 euroa, koska mm. sähköiset asiakaspalveluprosessien kehittämiseen liittyvät, päivähoidon, erityisesti perhepäivähoidon sähköiseen kulunvalvontaan ja varhaiskasvatuksen raportointiin ja tilastointiin liittyvät hankkeet ovat viivästyneet. Lisäksi varhaiskasvatusviraston kokonaisarkkitehtuurityö jatkuu vuoden 2017 aikana varhaiskasvatuksen digiohjelman toteuttamisella. Samoin useat päiväkotien ja leikkipuistojen kaluste- ja tavarahankinnat ovat myöhentyneet.

Kaupunginvaltuusto on myöntänyt kokouksessaan 15.2.2017 varhaiskasvatusvirastolle ed. mainitulle summalle käyttöoikeuden vuodelle 2017.

Sitovat ja muut toiminnalliset tavoitteet sekä suoritteet

Vuoden 2016 talousarviossa varhaiskasvatusvirastolla oli kolme sitovaa toiminnallista tavoitetta ja kolme muuta toiminnallista tavoitetta, jotka kaikki toteutuivat.

Päiväkodeissa (omat ja ostopalvelut) oli hoidossa 534 lasta enemmän kuin tulosbudjetissa oli ennakoitu. Perhepäivähoidossa olevien lasten määrä oli 44 lasta vähemmän kuin tulosbudjetissa. Kerhoissa olevien alle kouluikäisten lasten määrä jäi 264 lasta alle tulosbudjetin. Lasten kotihoidon tuella oli 347 lasta vähemmän kuin tulosbudjetissa. Yksityisen hoidon tuella olevien lasten määrä ylitti tulosbudjetin 9 lapsella.

Varhaiskasvatusviraston kaikkien sitovien ja muiden toiminnallisten tavoitteiden sekä toiminnan laajuutta kuvaavien suoritteiden vuoden 2016 toteumat on esitetty liitteessä 2.

Tuottavuutta parantavat toimenpiteet vuonna 2016

Varhaiskasvatusvirastossa tehtiin vuoden 2016 aikana selvitys kerho- ja osapäivätoiminnan taloudellisuudesta osana viraston palvelurakennekokonaisuutta. Vuoden 2016 aikana edullisempien hoitomuotojen, kuten yksityisen varhaiskasvatuksen, osapäivähoidon ja kerhotoiminnan kattavuus kasvoi 0,8 prosenttiyksikköä vuodesta 2015. Osapäiväryhmissä olevien lasten määrä kasvoi 335 lapsella vuodesta 2015 ja yksityisen hoidon tuella olevien lasten määrä kasvoi 153 lapsella verrattuna vuoteen 2015.

Tuottavuuteen vaikuttavia tekijöitä varhaiskasvatusvirastossa ovat olleet mm. loma-aikojen toiminnan suunnittelu- ja henkilöstöresursointi, työaikasuunnittelu ja sijaisten käytön periaatteiden noudattaminen. Kesän 2016 toiminnan suunnittelussa kiinnitettiin erityistä huomiota siihen, että henkilökunnan ja lasten loma-ajat vastasivat toisiaan.

Tilankäytön tehostamisessa toimenpiteinä olivat oman palveluverkon jatkuva kehittäminen, varhaiskasvatuspalveluiden keskittäminen isompiin toimipisteisiin ja uudishankkeiden toteuttaminen päiväkotien ja leikkipuistojen tilakonseptien mukaisesti. Varhaiskasvatusvirasto kehitti palvelutilaverkkoa yhteistyössä tilakeskuksen kanssa. Yhteistyö kaupunkisuunnitteluviraston kanssa korostui. Varhaiskasvatusvirastossa käydään palveluverkkokeskustelut kahdesti vuodessa.

Oman päiväkotitoiminnan yksikköhinta nousi 0,7 % verrattuna vuoteen 2015. Vuoden 2016 tulosbudjettiin verrattuna nousu oli 0,2 %.

Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestämisen tilanne varhaiskasvatusvirastossa vuonna 2016

Varhaiskasvatuslautakunta hyväksyi huhtikuussa 2016 viraston sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kuvauksen.

Vuoden 2016 lopussa toteutettiin varhaiskasvatusvirastossa riskienhallintakysely. Kysely tehtiin viraston johtotasolle sekä hallinnon asiantuntijoille. Riskienhallintakyselyn vastausten perusteella lähitulevaisuuden merkittävimmät riskit liittyvät kansalliseen ja kaupungin talouskehitykseen, 1.6.2017 aloittaviin uusiin toimialoihin, budjetissa pysymiseen toiminnan kasvaessa, digiohjelman onnistumiseen, poliittiseen päätöksentekoon, osaavan henkilöstön hankkimiseen toimialalle, henkilöstön työhyvinvointiin, tietoteknisiin järjestelmiin ja työympäristön toimivuuteen terveyden näkökulmasta.

Sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa on toteutettu virastossa vuoden 2016 aikana osana normaalia esimiestyötä sekä talous- ja henkilöstöhallinnan prosesseja.

Päätös tullut nähtäväksi 15.03.2017

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 91 §