Vuoden 2016 tulospalkkioiden maksaminen kiinteistöviraston tilakeskuksessa

Kaupunginjohtaja päätti johtajistokäsittelyssä olla myöntämättä kiinteistövirastolle oikeutta poiketa tulospalkkioperiaatteista ja maksaa tulospalkkiot kiinteistöviraston tilakeskuksen henkilöstölle vuodelta 2016.

Kaupunginjohtaja on hyväksynyt johtajistokäsittelyssä 7.11.2012 (89 §) kaupungin tulospalkkioperiaatteet, joiden perusteella tulospalkkiot maksetaan ja rahoitetaan. Periaatteiden mukaan järjestelmä on omarahoitteinen eli viraston kaupunginvaltuustossa käsiteltävään talousarvioon ei varata erillistä määrärahaa tulospalkkioita varten. Viraston tulosbudjettia laadittaessa varataan järjestelmän mukaisten tulospalkkioiden ja niistä aiheutuvien henkilösivukulujen maksamiseen summa, jonka suuruus on enintään 5 % toteutuneesta säännöllisen työajan palkkasummasta.

Tulospalkkioperiaatteiden mukaan nettobudjetoidun yksikön tulospalkkiot rahoitetaan talousarvion toimintakatetavoitteen ylityksestä. Viraston yhteisen tulospalkkiovarauksen käyttö nettobudjetoidun yksikön palkkioihin ei ole mahdollista.

Kaupunginhallituksen 7.12.2015 hyväksymissä vuoden 2016 talousarvion noudattamisohjeissa todetaan lisäksi, että mikäli hallintokunta ylittää sitovan talousarvionsa, tulospalkkioita ei voida maksaa, ellei ylitystarve johdu erityisistä hallintokunnasta riippumattomista hyväksyttävistä syistä. Tulospalkkioiden maksamiseen liittyy jo järjestelmän luonteen vuoksi rahoitusriski. Palkkioita ei voida maksaa, jos siihen ei ole järjestelmän mukaista rahoitusta.

Johtajisto arvioi erityistilanteissa onko perusteita maksaa tulospalkkio, vaikka rahoitusehto ei toteudu järjestelmän mukaisesti. On tavallista, että vuosittain on virastoja tai liikelaitoksia, jotka eivät rahoituksen puuttuessa pysty maksamaan henkilöstölleen tulospalkkiota tulospalkkiototeuman mukaisesti.

Kiinteistöviraston tulospalkkioiden rahoitus toteutuu kahdella eri tavalla. Bruttobudjetoitu virasto voi varata palkkioiden maksatusta varten tulosbudjettiinsa ohjeiden mukaisesti määrärahan. Nettobudjetoidulta tilakeskukselta sen sijaan edellytetään talousarvion toimintakatetavoitteen ylitystä palkkioiden maksamista varten.

Kiinteistöviraston nettobudjetoidulla tilakeskuksella on vuonna 2016 ollut muusta kiinteistövirastosta erillinen tulospalkkiojärjestelmä, jossa tilakeskukselle on asetettu omat tulospalkkiotavoitteet. Vuoden 2016 palkkioiden osalta tilakeskus ei ole ylittänyt toimintakatetavoitettaan, mistä syystä tilakeskuksen henkilökunnalle ei voida järjestelmän periaatteiden mukaan tulospalkkioita maksaa.

Kiinteistövirasto esittää 17.1.2017 kirjeessään, että viraston koko henkilökunnalle, myös tilakeskuksen henkilöstölle, maksettaisiin tulospalkkio saavutetun toteuman mukaisesti, vaikka tilakeskuksen sitova toimintakatetavoite ei ole ylittynyt.

Kiinteistöviraston tilakeskusta ohjataan talousarviolla muusta kiinteistövirastosta erillisellä tulojen ja menojen erotuksena syntyvällä sitovalla toimintakatetavoitteella. Talousarviossa vuodelle 2016 tilakeskukselle asetettu sitova toimintakatetavoite sisälsi eri virastoille kohdennetun 5 miljoonan euron vuokratason alentamisen, joka tuli pyrkiä kompensoimaan tilakeskuksen toimintaa ja omaa tilojen käyttöä tehostamalla. Lisäksi talousarviossa todettiin, että vuosille 2015–2016 arvioidun indeksikehityksen sekä vuodelle 2015 sisäisiin vuokriin tehtyjen indeksitarkistusten perusteella vuonna 2016 vuokria ei ole indeksiin perustuen tarpeen tarkistaa.

Kiinteistövirasto on esittänyt tilakeskuksen toimintaympäristössä tapahtuneita muutoksia, jotka ovat vaikuttaneet sekä tilakeskuksen tuloihin että menoihin. Tilinpäätöksen lukuja tarkastelemalla tilakeskuksen tulot kasvoivat vuonna 2016 vuoteen 2015 verrattuna yhteensä 2,6 milj. euroa ja menot yhteensä 4,9 milj. euroa eli toimintakate heikkeni edelliseen vuoteen verrattuna 2,3 milj. euroa ja alitti sitovan toimintakatteen 6,7 miljoonalla eurolla.

Kiinteistöviraston esittämien toimintaympäristön muutoksien vaikutukset eivät selitä tilinpäätöslukujen muutosta yksiselitteisesti, joten toimintakatteen alitusta ei voida perustella tilakeskuksen omasta toiminnasta riippumattomilla syillä, eivätkä esitetyt perustelut siten puolla kiinteistöviraston hakemusta tulospalkkion maksamisesta koko virastolle ja siten myös tilakeskuksen henkilökunnalle tilakeskuksen sitovan toimintakatteen alituksesta huolimatta.

Saatujen selvitysten perusteella kiinteistövirasto ei esityksessään tuo esiin sellaisia hyväksyttäviä syitä tai erityistilannetta, joiden perusteella erillisoikeus tilakeskuksen tulospalkkioiden maksamiseen voitaisiin myöntää. Sen sijaan bruttobudjetoitu kiinteistövirasto voi maksaa tulospalkkiot henkilöstölle tulospalkkiojärjestelmäperiaatteiden mukaisesti. Palkkioiden myöntämisestä päättää virastopäällikkö.

Tulospalkkion rinnalla on suositeltavaa käyttää budjetin puitteissa muita palkitsemisen keinoja, kuten kertapalkitsemista, joka soveltuu kertaluonteisten hyvien työsuoritusten palkitsemiseen niin yksilö- kuin ryhmätasolla. Myös tilakeskuksen henkilökuntaa voidaan palkita hyvistä työsuorituksista muilla palkitsemisen keinoilla.