Pyöristyksien ja toleranssien käyttäminen ostolaskujen käsittelyssä varhaiskasvatusvirastossa

Varhaiskasvatusjohtaja päätti valtuuttaa taloushallintopalvelun käyttämään 10 euron täsmäystoleranssia, käsittelemään toimituskulut ilman laskun erillistä tarkastusta ja hyväksyntää sekä soveltamaan toistuvaislaskujen täsmäyksessä erikseen sovittavia toleranssisääntöjä.

Päätös perustuu rahoitusjohtajan 12.10.2012, 184 § antamaan
ostolaskujen tarkastus- ja hyväksymisohjeeseen, jonka kohdassa 5.
ohjeistetaan pyöristysten ja toleranssien käyttöä. Rahoitusjohtajan
ohjeen mukaan toleranssien käytöstä tulee tehdä virastossa ja
liikelaitoksessa päätös.

Päätös on Taloushallintopalvelun 13.12.2013 julkaisemasta
toimintaohjeesta (Hankinnasta maksuun, s. 15) löytyvän päätösmallin
mukainen.

Käytettäessä sähköistä tilausjärjestelmää voidaan tilauksen,
vastaanoton ja laskun loppusumman täsmäyksessä käyttää
automaattista pyöristystoleranssia. Taloushallintopalvelussa käytettävä
pyöristystoleranssi on 1 euro. Virasto tai liikelaitos voi päätöksellään
nostaa automaattisen pyöristystoleranssin enintään 10 euroon.

Yhden euron toleranssi on aikaansaanut tilanteen, jossa osa viraston
tilauksista ei ole kohdistunut laskuun johtuen esim. lähetyskuluista.
Tämä on aiheuttanut ylimääräistä työtä, jota pyöristystoleranssin nostolla halutaan karsia.

Ostolaskujen täsmäyksessä käytettävien pyöristysten ja toleranssien
avulla pyritään tehostamaan ostolaskujen käsittelyä. Näin voidaan
luopua ostolaskujen tarpeettomista tarkastus- ja hyväksymiskierroista,
milloin se on laskujen turvallisen käsittelyn kannalta mahdollista.
Automaattisesti täsmäytyneiden ostolaskujen osuutta voidaan
kasvattaa, mikä näkyy taloushallintopalvelun asiakkaalle säästönä
taloushallinnon kustannuksissa.