Opastetyöryhmän raportti

Kaupunginjohtaja päätti johtajistokäsittelyssä merkitä tiedoksi Opastetyöryhmän tekemän työn opastamisen kokonaissuunnitelman laatimiseksi sekä raportin Opastamisen kokonaissuunnitelma 2016.

Samalla kaupunginjohtaja päättää todeta, että kaupungin opastamisen kehittämistyötä jatketaan 1.6.2017 käynnistyvän kaupunkiympäristö -toimialan koordinoimana.

Lisäksi kaupunginjohtaja päättää todeta, että opastamisen kehittäminen tehdään kaupunkiympäristö -toimialan ja muiden osallistuvien tahojen käytettävissä olevien resurssien puitteissa ja siten, että painopistealueena on Helsingin keskustan opastuksen kehittäminen.

Kaupunginjohtaja päätti johtajistokäsittelyssä 1.4.2015 § 20 asettaa Opastetyöryhmän, jonka tehtävänä oli ohjata opastuksen suunnittelua ja toteutusta kaupungissa.

Työryhmän tehtävänä on ensi vaiheessa pikaisesti

Työryhmän tulee myös tehdä ehdotus siitä, miten kaupungin eri taide- ja muita kulttuurikohteita voitaisiin opastuksella tuoda enemmän esille sekä selkiyttää Design -alueen löydettävyyttä.

Lisäksi työryhmän tehtävänä on käynnistää pitkän aikavälin kokonaissuunnitelman laatiminen kaupungin opastusjärjestelmästä hyödyntäen rakennusviraston laatimaa opastejärjestelmän hankeohjelmaluonnosta.

Työryhmän puheenjohtajana on toiminut kaupungininsinööri Raimo K. Saarinen rakennusvirastosta. Jäseniä työryhmässä on ollut yhdestätoista opastuksen kannalta keskeisestä virastosta ja liikelaitoksesta, kahdesta tytäryhtiöstä sekä lisäksi HSL:stä ja Forum Viriumista.

Työryhmän tuli saada työnsä valmiiksi 31.12.2015 mennessä. Työryhmän määräaikaa on pidennetty 30.6.2016 saakka.

Taustaa

Kaupunginjohtaja päätti johtajistokäsittelyssä 3.11.2004 asettaa työryhmän laatimaan suunnitelman Helsingin kulttuurikeskustan esille tuomiseksi informaatio-, opastus- ja viitoitusjärjestelmän keinoin yhteistyössä eri kulttuuritoimijoiden kanssa.

Työryhmän raportissa 6.6.2007 ’Kulttuurikeskustan esille tuominen ja näkökohtia Helsingin opastuksesta’ esitetään opastuksen nykytila Helsingissä, opastusjärjestelmän suunnittelussa ja toteutuksessa huomioon otettavat seikat sekä ehdotus siitä miten suunnittelussa ja toteutuksessa tulee edetä jatkotyövaiheessa. Työryhmä esitti, että kaupunginhallitus perustaisi erillisprojektin, jonka tehtävänä on kehittää ja toteuttaa Helsinkiin uusi ulkoasultaan korkeatasoinen kulttuuri- ja jalankulkuopastusjärjestelmä.

Sivistys- ja henkilöstötointa johtava apulaiskaupunginjohtaja päätti 18.12.2007 merkitä raportin tiedoksi ja lähettää sen talous- ja suunnittelukeskuksen kehittämistoimistolle tiedoksi ja mahdollisen pilottihankkeen käynnistämistä varten.

Kaupunginjohtaja hyväksyi 12.4.2010 Helsinki 200 vuotta pääkaupunkina -juhlavuoden ohjelmarungon, jossa eräänä projektina oli Opastepilotti. Opastepilotti oli myös yksi World Design Capital 2012 -vuoden hanke. Opastepilotin tarkoituksena oli käynnistää Helsinkiin uuden tulevaisuuden tarpeet huomioivan, ulkoasultaan korkeatasoisen ja koordinoidun kulttuuri- ja jalankulkuopastusjärjestelmän luominen. Opastepilotissa inventoitiin ydinkeskustan pilottialueen opasteet, tehtiin käyttäjätutkimus ja teetettiin alustavat konseptiluonnokset keskustan ja Vuosaaren jalankulkijoiden opastuksesta, Jätkäsaaren rakentamisen aikaisesta opastuksesta ja sähköisestä opastamisesta.

Helsingin opastamisen kehittämisen alustava hankeohjelmaluonnos valmistui 2013. Hankeohjelmaluonnoksessa esitettiin opastejärjestelmän kehittämisen tavoitteet, kehittämistyön organisointi, pilottihankkeet sekä opastuksen konseptointi. Lisäksi hankeohjelmaluonnoksessa oli alustavasti arvioitu kustannuksia ja aikataulua. Hankeohjelmaluonnoksen laatimistyön pohjalta rakennusvirasto esitti Opastetyöryhmän perustamista.

Opastetyöryhmän työ

Opastetyöryhmä ilmoittaa 13.6.2016 saaneensa työnsä päätökseen. Työryhmän raportti ’Opastamisen kokonaissuunnitelma 2016’ on liitteenä 1 ja suunnitelman liite ’Opastamisen parantamisen hankeohjelma 2018 – 2022’ on liitteenä 2.

Kokonaissuunnitelmaan sisältyy lyhyt selostus taustoista ja tavoitteista sekä opastuksen nykytilasta sekä esitys pikaisista toimenpiteistä, hankkeen aikataulusta ja kustannuksista. Lisäksi suunnitelmassa on käsitelty keskustan opastamisen suunnittelua ja toteutusta.

Tavoitteena on kehittää toimivat tuotteet sekä tuotanto ja omaisuuden hallintaprosessi opastuksen tilaamiseen, tuottamiseen ja ylläpitoon.

Tarkoituksena on kehittää koko Helsingin käyttöön yhtenäinen opastuksen ylläpitoprosessi ja tuoteperhe pilottihankkeiden avulla. Pilottihankkeet on esitetty Helsingin opastamisen parantamisen hankeohjelmassa 2018 – 2022, jossa hankkeille on kerrottu alustava aikataulu.

Työryhmän ehdotuksista

Työryhmän tehtävänä oli mm. koostaa suunnitelma nopeasti käynnistettävistä kaupungin fyysisen ja digitaalisen opastuksen hankkeista, niiden vaiheistuksesta ja kustannuksista sekä nimetä vastuutahot. Työryhmä esittää pikaisina toimenpiteinä kahta asiaa: Projektin perustamista opastamisen toteutusta varten sekä tietojärjestelmien kehittämistä ja tilaamista.

Työryhmä esittää Opasteprojektin perustamista uudelle kaupunkiympäristön toimialalle. Projekti ottaisi vastuun opasteiden kehittämisestä, tuottamisesta ja ylläpidon järjestämisestä. Projektin vastuulla olisi palvelumuotoilukonseptin mukaisen opastuksen suunnittelu Helsingin keskustaan ja muille tarvittaville alueille.

Opastamisen toteutusta työryhmä esittää jaettavaksi kolmeen vastuualueeseen:

Paikkatietoon perustuvan kartta‐aineiston ja ylläpitojärjestelmän ratkaisut

Opastamisen toteutus edellyttää paikkatietopohjaisen tai tietomallipohjaisen ylläpitojärjestelmän luomista. Työryhmä on tarkastellut nyt käytössä olevia IT-ratkaisuja, ja todennut, ettei nykyisistä kiinteistöviraston, kaupunkisuunnitteluviraston ja rakennusviraston tietojärjestelmistä löydy sellaisenaan opastamisen omaisuuden hallintajärjestelmän tarpeisiin soveltuvia ratkaisuja. Tarvittava paikkatieto on jo olemassa, mutta siihen pohjautuvan hallintajärjestelmän luominen on vielä tehtävä.

Työryhmä ehdottaa tähän liittyvää jatkokehittämistyötä siten, että paikkatietoaineistopohjaisen hallintajärjestelmän kehittäminen tehdään keskustan ja aluerakentamishankkeiden opastuksen toteutuksen pohjaksi. Työryhmä ehdottaa, että aluerakentamishankkeiden opastuksen suunnittelun yhteydessä toteutetaan paikkatietoaineistoon perustuva ylläpitojärjestelmä, joka toimii jatkossa kaikkien opastettujen alueiden yhteisenä ylläpitojärjestelmänä.

Paikkatietoaineistojen hallinnan omaisuudenhallintajärjestelmän ja karttatietojärjestelmän tuotantokustannukset ovat työryhmän raportin mukaan noin 0,35 milj. euroa vuosina 2018 – 2020.

Opasteiden design, verkosto‐ ja sijoitussuunnittelu sekä rakennuttaminen

Helsingin opastuksen konseptia ja designia on hahmoteltu Helsingin opastamisen parantamisen hankeohjelman 2018 – 2022 liitteenä olevassa Helsingin opastamisen konseptissa 2012. Opastamisen konsepti tarkentuu pilottihankkeista, mm. keskustan opastushankkeesta, saatavien tulosten pohjalta tulevina vuosina.

Kokonaissuunnitelmassa ei ole käsitelty aihepiiriä, vaan tämän kokonaisuuden käsittely on jätetty tulevan jatkotyön varaan.

Digitaaliset palvelut

Työryhmän ensi vaiheen tehtävänä on myös ollut päivittää ja kartoittaa hankeohjelmaluonnoksessa esitetyt ja muut mahdollisuudet uudenlaisten digitaalisten ja sähköisten työkalujen sekä jo käytössä olevien teknologioiden ja hankkeiden hyödyntämiseen. Työryhmän raportissa on mainittu muutamia käynnissä olevia keskeisiä hankkeita, jotka tulisi huomioida opastuksen ja sen ilmeen suunnittelutyössä. Näitä ovat kaupungin brändityö, HSL:n paikkatietopohjainen karttatuotantojärjestelmä ja Forum Viriumin hankkeet, mm. Helsinki Street Lab.

Kaupallisten ja yleishyödyllisten mobiilipalvelujen kehittämisen pohjaksi kaupunki voi työryhmän mukaan tarjota entistä laajemmin avointa dataa. Itse palvelujen tuottamisen ei tarvitse olla kaupungin vastuulla.

Digitaalista opastusta on hahmoteltu Helsingin opastamisen parantamisen hankeohjelman 2018 – 2022 liitteenä olevassa Helsingin opastamisen konseptissa 2012. Digitaalisen opastuksen pilotteja on suunniteltu järjestettävän samoille alueille kuin perusopastuksen pilottejakin, mm. keskustaan ja Kalasataman aluerakentamiskohteeseen.

Digitaalisten opastuspalvelujen hankkeita ei ole sisällytetty kokonaissuunnitelmassa mainittuun opasteprojektin kustannusarvioon. Työryhmän raportissa todetaan, että Forum Virium on arvioinut digitaalisten opastuspalvelujen suunnittelun ja tuottamisen vuosittaisiksi kustannuksiksi noin 0,1 milj. euroa.

Keskustan opastus

Kaupungin eri kulttuurikohteiden ja kaupungin Design -alueen helppo tavoitettavuus ja näkyvyys ovat yksi keskeisiä asioita, joihin työryhmän toivottiin kokonaissuunnitelmassa panostavan. Keskustan opastaminen on yksi pilottihanke.

Työryhmä esittää kokonaissuunnitelmassa keskustan opastamisen toteuttamisen hankkeen jakamista neljään osaa, jotka ovat: Projektinhallinta ja rakennuttaminen, Paikkatietoaineistot ja karttatuotanto, Design sekä Verkoston suunnittelu ja sijoitussuunnittelu.

Projektinhallinta ja rakennuttaminen tilataan konsultilta. Paikkatietoaineistoon ja karttatuotantoon hyödynnetään jo olemassa olevia järjestelmiä soveltuvilta osin. Design -osioon kuuluu mm. kokonaiskonseptin tarkentaminen, opastelaitteiden tuotekuvaukset ja alustavien suunnitelmien laatiminen tarjouskilpailua varten. Verkoston suunnitteluun kuuluu mm. sijoitusperiaatteiden ja sijoitussuunnitelman laadinta, verkoston ja opastettavien kohteiden valinta ja toteutuksen vaiheistus.

Keskustan opastuksen toteutuksen vaiheita on alustavasti aikataulutettu Helsingin opastamisen parantamisen hankeohjelmassa 2018 – 2022. Hankeohjelman mukaan vuonna 2018 alkaisi konseptin päivittäminen ja muu design sekä hallintajärjestelmän toteutus, vuodesta 2019 lähtien alkaisivat digitaalisen opastuksen hankkeet ja vuonna 2020 keskustan pilottikohde. Opasteiden hankinta on ajoitettu vuosille 2021 – 2022. Seuranta, arviointi- ja kehittäminen on ajoitettu vuosille 2020 – 2027.

Työryhmän mukaan keskustan opastamisen ratkaisuja voidaan soveltaa aluerakentamishankkeiden tarpeisiin ja käyttää keskustaopastamisen opasteiden designia muunneltuna alueen graafisen ilmeen mukaan. Kokeilukohteeksi työryhmä esittää Kalasatamaa.

Opastuksen liikennesuunnittelun periaatteet

Kokonaissuunnitelmassa on myös kuvattu opastuksen liikennesuunnittelun periaatteet. Liikennesuunnittelu on opastuksen suunnittelussa avainasemassa, koska liikenteenohjaus ja viitoitus ovat tieliikennelain säätelemiä. Työryhmän esittämät periaatteet ovat:

Työryhmän raportista käy ilmi, että suunnitteluvaihtoehdot keskusta-alueiden viitoituksesta selkiytyvät vasta vireillä olevan tieliikennelain uudistustyön kautta.

Alustavasta aikataulusta ja kustannuksista

Työryhmän ehdottaman projektiorganisaation toiminta ja pilottihankkeet esitetään rahoitettavaksi budjettirahoituksella. Työryhmä ehdottaa, että vuonna 2017 aloittava kaupunkiympäristön toimiala budjetoi hankkeen osaksi vuoden 2018 toimintasuunnitelmaa.

Työryhmän mukaan tässä vaiheessa voidaan hankkeen kustannuksia arvioida vain alustavasti toteutuneiden referenssikohteiden avulla. Kustannusarviota voidaan tarkentaa kun hankkeen tarkka rajaus ja palvelukonsepti ovat valmiit. Hankeohjelmassa kustannuksia on alustavasti arvioitu vuosille 2018 ‐ 2022. Hankeohjelmassa on esitetty laaja esimerkkihanke, jonka tarkoitus on havainnollistaa kustannusten muodostumista ja jakautumista hankkeen vaiheisiin.

Esimerkkihankkeeseen on esitetty kuuluvaksi useita pilottihankkeita, joista yksi olisi keskustan opastamisen hanke. Myös digitaalisten hankkeiden kustannukset on sisällytetty arvioon. Esimerkkihankkeen kustannusarvio viidelle vuodelle on noin 2,9 miljoonaa euroa. Tästä investointikustannukset ovat 2,7 miljoonaa euroa, josta suunnittelun osuus on noin 0,9 milj. euroa ja rakentamisen noin 1,7 miljoonaa euroa. Ylläpitokustannukset ovat noin 0,1 milj. euroa.

Digitaalisten opastuspalveluiden hankkeet eivät sisälly tähän kustannusarvioon. Forum Virium on arvioinut, että vuosittain tulisi noin 100 000 euroa investoida digitaalisten opastuspalveluiden suunnitteluun ja tuottamiseen.

Koska koko opastushankkeen tarkka rajaus ja palvelukonsepti ovat tämän työryhmän työn perusteella vielä täysin avoinna, ei opastuksen todellisia kustannuksia eikä myöskään kiireisimmän eli keskustan pilottihankkeen kustannuksia voida kunnolla arvioida.

Opastamisen kehittämistyön jatkaminen

Kokonaissuunnitelman laatiminen opastusjärjestelmästä on katsottu tarpeelliseksi hallintokuntien yhteisen näkemyksen ja pitkäjänteisen, yhtenäisen kehittämistyön varmistamiseksi. Kokonaissuunnitelma antaa hyvän pohjan opastuksen parantamiselle.

Nyt käsiteltävänä oleva kokonaissuunnitelma liitteineen on jätetty vielä monelta osin jatkokehittämisen varaan. Keskeisiä ratkaistavia kysymyksiä liittyy mm. hankkeen aluerajauksiin, opastuksen palvelutason määrittelyyn ja kustannusten tarkempaan arviointiin. Kokonaissuunnitelmasta ja sen liitteistä ei myöskään ole mahdollista riittävän selkeästi hahmottaa työn varsinaista painopistealuetta.

Kiireellisimmin opastuksen tehostamista vaativa on keskusta-alue, johon tulee ensisijaisesti panostaa jatkotyössä. Kaupungin eri taide- ja muita kulttuurikohteita on syytä opastuksella tuoda enemmän esille sekä selkiyttää Design -alueen löydettävyyttä, kuten työryhmän toimeksiantoon oli kirjattuna. Kulttuurikeskustassa fyysisen opastuksen ohella tärkeässä osassa ovat digitaalisen ja vuorovaikutteisen opastuksen ratkaisut. Paikkatietoaineistopohjaisen hallinta- ja ylläpitojärjestelmän kehittäminen keskustan opastuksen toteutuksen pohjaksi on tärkeää.

Aluerakentamiskohteissa tilapäinen rakennustöiden aikainen opastus on järjestetty pääasiassa liikenteen ohjauksena, eikä kuntalaisten, vierailijoiden ym. opastamistarve ole mm. alueiden keskeneräisyyden takia päällimmäisenä. Opastejärjestelmää ei tulisikaan järjestää aluerakentamiskohteiden lähtökohdista käsin. Aluerakentamiskohteissa fyysisen opastuksen tarpeet asukkaiden sujuvalle liikkumiselle lienevät ensisijaisia, mutta myös reittien saavutettavuutta yms. tukevien digitaalisten ratkaisujen käyttökelpoisuutta on hyvä selvittää. Jatkossa tätä työtä voi tehdä kulttuurikeskustassa tehtävän digitaalisen ja vuorovaikutteisen opastuksen kehittämistyön pohjalta.

Opastuksen palvelutason määrittely ja opastuksen toteutus on syytä kytkeä yhteen Helsingin brändin kehittämisen sekä kaupunkitilaohjeen valmistelun kanssa siten, että kaikki yhdessä vahvistavat Helsingin imagoa elinvoimaisena, toimivana ja yritysmyönteisenä kaupunkina. Nyt käsiteltävänä olevasta kokonaissuunnitelmasta ja sen liitteistä ei käy ilmi näiden vireillä olevien eri hankkeiden yhteys toisiinsa, eikä myöskään se, miten ne on tarkoitus sovittaa yhteen saumattomaksi kokonaisuudeksi. Jatkotyössä tämä näkökulma on syytä ottaa esille.

Opastuksen kehittämistyön tämänhetkinen vaihe voidaan merkitä tiedoksi. Tässä vaiheessa ei ole tarkoituksenmukaista perustaa erillistä projektia opastuksen jatkokehittämistä varten nykyisistä hallintokunnista. Työn jatkamisen organisointi on syytä jättää tulevan kaupunkiympäristö-toimialan päätettäväksi. Ylipäätään opastuksen kehittämisen tulisi olla mahdollisimman pitkälti osa normaalia toimintaa.

Tuleva kaupunkiympäristön toimiala on luonteva taho jatkamaan kokonaissuunnitelman työstämistä yhteistyössä asianomaisten muiden tahojen, kuten kaupunginkanslian elinkeino- ja matkailupalveluista vastaavien sekä ulkopuolisten kanssa. Uudella kaupunkiympäristön toimialalla on mahdollista kehittää opastamisen konseptia ja painopistealueita entistä tehokkaammin ja myös organisoida opastamisen koordinointi toimialalle paremmin kuin nykytilanteessa. Jatkokehittämistyö ehdotetaan tehtäväksi Helsingin kulttuurikeskustaan painottuen sekä käytettävissä olevien määrärahojen ja muiden käytettävissä olevien resurssien puitteissa. Jatkokehittämiselle avautuu hyvät edellytykset sitäkin kautta, jos Turun ja Tampereen kaupunkien kanssa parhaillaan vireillä oleva yhteinen EU-hankehakemus kokonaisvaltaisen opastussuunnitelman luomisesta kaupunkeihin hyväksytään ja hanke toteutuu.

Rakennus- ja ympäristötointa johtava apulaiskaupunginjohtaja päätti 21.12.2016 § 60 hyväksyä Helsingin kaupungin osallistumisen osatoteuttajana Helsingin, Turun ja Tampereen kaupunkien yhteisessä hankkeessa 'Opastamisen ekosysteemi'. Hankkeelle haetaan rahoitusta Euroopan Unionin Suomen rakennerahasto-ohjelman rahoittamasta 6Aika strategiasta. Hankkeen tavoitteena on luoda kokonaisvaltainen opastussuunnitelma innovaatioalustoineen ja yhteiskehittämiskohteineen eri toimijoiden, kuten viranomaisten, yritysten ja kehittämisorganisaatioiden kesken. Päätös on liitteenä 4.

Kolmivuotisessa hankkeessa, mikäli se käynnistyy, vietäisiin Helsingin osuudessa eteenpäin nyt esillä olevassa raportissa pikaisiksi todettuja toimenpiteitä (kokonaiskonseptin päivitys, karttatuotanto ja omaisuudenhallintajärjestelmän luominen, digitaalisten palvelujen kehittäminen, opastamisen design) kaupunginkanslian elinkeino-osaston, tietotekniikka- ja viestintäosaston sekä rakennusviraston yhteistyössä. Hankkeelle palkattaisiin kokoaikainen projektinjohtaja sekä projektinjohtajat digitaalisten palvelujen ja paikkatietopohjaisen karttatuotanto- ja omaisuudenhallintajärjestelmän luomiseen.

Helsingin osahanke koskee keskustan ja aluerakentamishankkeiden jalankulkijoiden ja pyöräilijöiden opastamisen parantamista toteuttamalla opastuksen pilottihanke sekä sen vaatimat tekniset tietojärjestelmät. Opastuksen prototyyppejä ja digitaalisia palveluja pilotoidaan Messukeskuksen ympäristössä vuonna 2017 ja Töölönlahden ympäristössä vuonna 2019. Hanke päättyy vuonna 2020. Hankkeen kustannuksiin varaudutaan keskitetyn hanketoiminnan määrärahoissa.

Keskustan opastamisen suunnitelma ja opastamisen kokonaissuunnitelma tuodaan niiden valmistuttua kaupunginhallituksen päätettäväksi.