Valtuutus sähköisestä allekirjoitusroolista Euroopan Unionin rahoittamiin rahastoihin ja aloitteisiin

Kansliapäällikkö päätti valtuuttaa kaupunginkanslian elinkeino-osaston EU-suunnittelija Mirja Eklundin toimimaan Euroopan Unionin rahoitta-mien rahastojen ja aloitteiden sähköisissä hallintajärjestelmissä asioin-ti/nimenkirjoittaja roolissa. Sähköinen haku vaatii Katso tai muuta vas-taavanlaista sähköistä tunnistautumista.

Euroopan Unionin rahoittamissa rahastoissa ja aloitteissa on uuden oh-jelmakauden 2014-2020 alussa siirrytty pelkästään sähköiseen hank-keiden hallintajärjestelmään. Hankehakemukset, maksatushakemukset ja raportit täytetään ja toimitetaan liitteineen rahoittajille sähköisesti ei-kä paperisia asiakirjoja enää pääsääntöisesti vastaanoteta. Hakemusten ja muiden asiakirjojen lähettäminen ja allekirjoittaminen rahoittajille tapahtuu sähköisissä järjestelmissä Katso tai muuta vastaavanlaista tunnistautumista käyttäen. Sähköinen järjestelmä helpottaa hankkeiden hakumenettelyä, niiden muutos- ja täydentämiskäytäntöjä sekä maksatushakemusten ja raporttien työstämistä ja lähettämistä. Helsingin hallintosäännön 12 luvun 1 §:n 2 kohdan mukaan kansliapäällikön tehtävänä on päättää Euroopan Unionin rahoitushakemuksista eikä tämä valtuutus tule muuttamaan tätä hallintosäännön kohtaa. On kuitenkin perusteltua, että käytännön hankehakemusten ja muiden asiakirjojen jättäminen sähköisellä alekirjoitusroolilla erilaisiin järjestelmiin tapahtuu valmistelijan toimesta mutta varsinainen kaupungin päätöksenteko säilyy edelleen hallintosäännön mukaisena.

Helsingin kaupungin pääkäyttäjänä Katso-tunnistautumisjärjestelmässä toimii taloushallintopalvelut, joka hakemuksesta voi myöntää hankevalmistelijoille valmistelijaroolin. Euroopan Unionin muut sähköiset hakujärjestelmät toimivat kukin omilla tunnistautumisjärjestelmillään. Allekirjoitusrooleja ei voi pääsääntöisesti olla kuitenkaan enempää kuin yksi kussakin organisaatiossa. Elinkeino-osasto EU-hankkeita koordinoivana ja päätösvalmistelua hoitavana osastona on luonnollinen taho huolehtimaan myös asiakirjojen sähköisestä allekirjoituksesta