Tietohallintojohtaja päätti keskeyttää tila- ja toiminnanohjausjärjestelmän hankinnan lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 125 §:n nojalla ja palauttaa hankinnan uudelleen valmisteltavaksi.

Hankinnan taustaa

Hankinnan kohteena oli tila- ja toiminnanohjauksen ratkaisukokonaisuus, joka koostuu sosiaali- ja terveysalan ammattilaisten päivittäisten työtehtävien suunnittelujärjestelmästä ja tilavarausjärjestelmästä sekä näiden integroinnista asiakas- ja potilastietojärjestelmä Apottiin, tilatietojärjestelmä Moduloon, työvuorosuunnittelujärjestelmä Titaniaan ja Helsingin kaupungin AD-kirjautumispalveluihin sekä tilojen Outlook resursseihin.

Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta on 17.6.2025, 118 § päättänyt hyväksyä tila- ja toiminnanohjausjärjestelmän kilpailutuksen keskeiset periaatteet ja ehdot sekä oikeuttanut tietohallintojohtajan tekemään tarvittaessa muutoksia neuvottelumenettelyn aikatauluun, tekemään päätöksen hankintamenettelyyn valittavista tarjoajista, tekemään neuvottelumenettelyssä tunnistetut muutokset lopullisiin tarjouspyyntöasiakirjoihin, tekemään hankinnasta päätökset, päättämään optioiden ja laajennusten käyttöönotosta, allekirjoittamaan hankintapäätöksen perusteella solmittavat sopimukset ja päättämään sopimusten irtisanomisista ja purkamisista.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton kokonaisarvo oli 2 000 000 euroa neljälle käyttövuodelle laskettuna.

Hankintamenettely

Hankinnassa noudatettiin lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeus sopimuksista (1397/2016, jäljempänä hankintalaki).

Tila- ja toiminnanohjausjärjestelmän hankinnassa noudatettiin menettelyä, joka on hankintalain 34–35 §:ssä kuvatun neuvottelumenettelyn mukainen. Neuvottelumenettelyssä ensiksi hankintayksikkö valitsee tarjoajat osallistumishakemusten perusteella. Hankintayksikkö neuvottelee kunkin tarjoajaksi valitun kanssa erikseen. Neuvottelut käydään hankinta-asiakirjojen ja tarjoajaksi valittujen toimittamien alustavien tarjousten pohjalta. Neuvottelujen aikana hankintayksikkö laatii lopulliset tarjouspyyntöasiakirjat. Neuvotteluiden päätyttyä hankintayksikkö toimittaa hankintamenettelyssä mukana oleville tarjoajille lopullisen tarjouspyynnön, jonka pohjalta tarjoajat jättävät lopullisen tarjouksensa. Tarkemmin hankintamenettely oli ilmoitettu ja kuvattu hankintaa koskevassa osallistumispyynnössä ja sen liitteissä.

Tietohallintojohtaja valitsi tarjoajien valintapäätöksellä 24.09.2025, 26 § toiminnanohjausjärjestelmän hankintamenettelyyn osallistumishakemusten perusteella seuraavat ehdokkaat:

- Axel Health Oy

- Delfoi Oy

- Tietoevry Finland Oy

- Timmi Software Oy.

Valituille tarjoajille toimitetiin pyyntö jättää alustava tarjous ja ennen neuvottelujen käynnistämistä erillinen neuvottelukutsu.

Alustava tarjouspyyntö

Alustava tarjouspyyntö toimitettiin valituille tarjoajille 13.10.2025 sähköisen Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalin välityksellä. Alustavan tarjouspyynnön mukana toimitettiin alustava neuvottelukutsu, jotka täydennettiin alustavien tarjousten toimittamisen jälkeen.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää alustavaa tarjouspyyntö koskevia lisäkysymyksiä 24.10.2025 16.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalin välityksellä. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä 15 lisätietokysymystä, joihin Hankintayksikkö vastasi pyynnöllä Ilmoitettuun määräpäivään 31.10.2025 mennessä.

Alustavassa tarjouspyynnössä asetettuun tarjousten vastaanottamisen määräaikaan 14.11.2025 klo 16.00 mennessä saapui yhteensä kolme alustavaa tarjousta seuraavilta tarjoajilta:

- Axel Health Oy

- Delfoi Oy

- Tietoevry Finland Oy.

Tarjoajiksi valituista Timmi Software Oy ei toimittanut alustavaa tarjousta. Hankintaa koskevan osallistumispyynnön sekä alustavan tarjouspyynnön mukaisesti alustavan tarjouksen jättäminen on tarjoajan vastuulla. Tarjoaja, joka ei toimita määräajassa alustavaa tarjoustaan, ei voi jatkaa menettelyn neuvottelu- ja lopulliseen tarjousvaiheeseen. Edellä mainitun mukaisesti Timmi Software Oy suljetiin pois hankinnan jatkovaiheista.

Hankintaa koskevat neuvottelut käytiin alustavan tarjouksen jättäneiden tarjoajien kanssa neuvottelukutsun mukaisesti 9.12.2025 – 30.1.2026 välisenä aikana. Neuvottelukierrosten jälkeen hankintayksikkö toimitti luonnoksen lopullisesta tarjouspyynnöstä ja pyysi vielä lopullisista hankinta-asiakirjoista vielä viimeiset kirjalliset kommentit.

Neuvotteluvaiheen päättäminen ja lopullinen tarjouspyyntö

Hankintayksikkö ilmoitti tarjoajille neuvotteluvaiheen päättymisestä 16.3.2026 ja toimitti tarjoajille lopullisen tarjouspyynnön.

Tarjoajilla oli mahdollisuus esittää lopullista tarjouspyyntö koskevia lisäkysymyksiä 25.3.2026 12.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaalin välityksellä. Hankintayksikkö sai määräaikaan mennessä seitsemän lisätietokysymystä, joihin Hankintayksikkö vastasi pyynnöllä Ilmoitettuun määräpäivään 2.4.2026 mennessä.

Lopullisessa tarjouspyynnössä asetettuun tarjousten vastaanottamisen määräaikaan 15.4.2026 12.00 mennessä saapui yhteensä kolme tarjousta seuraavilta tarjoajilta:

- Axel Health Oy

- Delfoi Oy

- Tietoevry Finland Oy.

Tarjousten käsittely

Tarjoukset avattiin 15.4.2026, klo 12:07 sähköisestä järjestelmästä. Tarjousten vähimmäisvaatimukset oli määritelty tarjouspyyntöasiakirjoissa.

Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

Hankintalain 74 §:n mukaisesti hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa määräajassa toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täsmentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja ja asiakirjoja.

Hankintayksikkö lähetti Axel Health Oy:lle ja Tietoevry Finland Oy:lle täsmennyspyynnön koskien tarjouksen osana toimitettuja liitteitä.

Axel Health Oy:n täsmennyspyyntö koski tarjouksen hintaliitettä. Tietoevry Finland Oy:n täsmennyspyyntö koski tarjouksen vaatimusluetteloa ja käyttöönottosuunnitelmaa. Molemmat tarjoajat vastasivat täsmennyspyyntöön hankintayksikön asettamassa määräajassa.

Hankintayksikkö hyväksyi täsmennysvastaukset eikä täsmentäminen johtanut tarjousten kiellettyyn muuttamiseen tai tarjousten parantamiseen.

Hankintayksikkö totesi, että kaikki kolme tarjousta ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousvertailu ja kilpailutuksen tulos

Julkisia hankintoja koskevat yleiset periaatteet on lueteltu hankintalain 3 §:ssä. Tarjousten valinnat on tehtävä etukäteen asetettujen valintakriteerien mukaisesti eikä valintakriteereitä voi muuttaa tarjousten vertailu- tai valintavaiheessa. Hankintamenettelyn aikana on kohdeltu kaikkia hankintamenettelyyn osallistuneita ja muita toimittajia hankintalain mukaisesti tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittu suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintayksikkö valitsi lopullisista tarjouksista kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana pidetiin tarjousta, joka oli hankintayksikön kannalta hinta-laatusuhteeltaan paras.

Tarjousten valintaperusteena ja kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena oli paras hinta-laatusuhde, jonka vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat:

Hinta enintään 40 pistettä.

Tarjousten hintavertailu ja pisteytys suoritetaan tarjouspyynnön hintaliitteen mukaisesti siten, että halvin tarjottu kokonaishinta saa täydet 40 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään hinnan osalta kaavalla halvin tarjottu kokonaishinta/vertailtava kokonaishinta*40.

Hintakohtainen vertailuun vaikuttava yksikkömäärä oli ilmoitettu lopullisen tarjouspyynnön hintaliitteessä.

Laatu enintään 60 pistettä.

Tarjousten laatuvertailun painotukset jakautuvat seuraavasti eri laatutekijöiden kesken: 

- tarjotun ratkaisun käytettävyysarviointi, 40 pisteen painoarvo laadun kokonaisvertailussa 
- tarjottuun ratkaisuun sisältyvät pisteytettävät ominaisuudet/(ei-pakolliset) toiminnalliset ja tekniset vaatimukset, 30 pisteen painoarvo 
- tarjoajan projektisuunnitelma ratkaisun käyttöönotolle 15 pisteen painoarvo 
- tarjoajan ratkaisun kuvaus, 15 pisteen painoarvo.

Tarjouspyynnön liitteissä oli ilmoitettu tarkemmin eri laatutekijöiden pisteytysperiaate.

Laatupisteet lasketaan laatutekijäkohtaisesti seuraavasti: tarjoajan saamat pisteet/parhaat pisteet*painoarvo.

Lopuksi tarjoajan saamat laatupisteet laskettiin yhteen, jolloin tarjoaja voi saada maksimissaan 100 laatupistettä. Laadun vertailupisteet laskettiin laatupisteistä kertomalla laatupisteet arvolla 0,6.

Tarjouskilpailun voittajaksi valittiin tarjoaja, joka saa parhaat yhteenlasketut hinta- ja laatupisteet. Vertailupisteiden enimmäismäärä on 100 pistettä.

Vertailun perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouspyynnössä pyydetyn tila- ja toiminnanohjausjärjestelmän tarjosi Tietoevry Finland Oy vertailupisteillä 86,30. 

Sosiaali- ja terveystoimialan tietohallintojohtaja hyväksyi päätöksellään 4.6.2026 13 § tila- ja toiminnanohjausjärjestelmän toimittajaksi Tietoevry Finland Oy:n. 

Hankintapäätöksestä tekivät Axel Health Oy ja Delfoi Oy oikaisuvaatimukset sekä valitukset markkinaoikeuteen.

Hankinnan keskeyttämisen perusteet

Hankintalain 125 §:n mukaan hankinta voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä.

Käsitellessään hankinnasta tehtyjä oikaisuvaatimuksia ja markkinaoikeusvalituksia hankintayksikkö havaitsi toimineensa virheellisesti hankintamenettelyn aikana. 

Hankintaa koskevan osallistumispyynnön vaatimusluetteloliitteellä oli kuvattu hankinnan kohteelle asetetut pakolliset vähimmäisvaatimukset. Osallistumispyynnön mukaisesti näistä pakollisista vähimmäisvaatimuksista tai tietosuoja- ja salassapitoliitteen sisällöstä ei neuvotella hankintaprosessin aikana eikä asetettujen vaatimusten sisältöä muuteta.

Hankintayksikkö muutti neuvotteluvaiheen aikana vaatimusluettelon pakollisten ja laatupisteyttävien vaatimusten sisältöä. Muutoksilla pyrittiin poistamaan vaatimusten päällekkäisyyttä, ristiriitoja sekä tulkinnanvaraisuutta, joka oli tullut esille neuvottelukierrosten aikana. Muutoksilla varmistettiin tarjousten vertailukelpoisuus vaatimusluettelon osalta. 

Vaikka hankintayksikkö on tasapuolisesti ilmoittanut vaatimusten muuttamista tarjouskilpailun viimeisessä vaiheessa mukana olleille tarjoajille ennen lopullisen tarjouspyynnön julkaisua, hankintayksikkö on jälkikäteisessä asian tarkastelussa kuitenkin todennut toimineensa virheellisesti muuttaessaan vaatimusluettelon pakollisten vaatimusten sisältöä. Vaatimusten muuttamisella on saattanut olla vaikutusta niiden potentiaalisten ehdokkaiden asemaan, jotka eivät jättäneet hankintaan osallistumishakemusta tai menettelyyn mukaan valitun tarjoajan asemaan, joka ei jättänyt alustavaa tarjousta. 

Hankintayksikkö havaitsi myös, että hankintaa koskevissa tarjouspyyntöasiakirjoissa on ollut puutteita sekä tulkinnanvaraisuuksia. Näiden puutteiden ja tulkinnanvaraisuuksien vuoksi hankintayksikkö ei voi todeta, että kaikki tarjoajat olisivat ymmärtäneet tarjouspyyntöasiakirjoissa asetetut pisteyttävät laatuvaatimukset niiden arviointiperusteet samalla tavalla.

Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen hankintayksikkö on havainnut menetelleensä virheellisesti hankintamenettelyn aikana, eikä virheellistä menettelyä ole mahdollista korjata hankintaoikaisulla tehdyn hankintapäätöksen jälkeen siten, että kaikkien tarjoajien tasapuolinen kohtelu toteutuisi.

Edellä esitetyin perustein hankinnan keskeyttämiselle on hankintalain mukainen todellinen ja perusteltu syy, eikä ratkaisu vaikuta syrjivästi tarjoajiin.

Hankintayksikkö arvioi hankinnan tarpeen ennen hankinnan uudelleen kilpailusta.

Tietohallintojohtajan oikeus päättää hankinnan keskeytyksestä perustuu sosiaali-, terveys ja pelastuslautakunnan päätökseen 17.6.2025, 118 §.