Terveys Effica- järjestelmän aiemmasta arkistointipäätöksestä poikkeaminen

Sosiaali-, terveys-, ja pelastustoimialan toimialajohtaja päätti poiketa aiemmin annetusta Terveys Effica- järjestelmän arkistointipäätöksestä (HEL 2025-012860) siten, että Terveys Effica -järjestelmässä käytettyä usean henkilön potilastietoja sisältävää aineistoa ei tallenneta Kanta-palvelujen Potilastietovarantoon vanhoina potilastietoina. Aineisto arkistoidaan Helsingin kaupungin digitaaliseen säilytysjärjestelmään ARJAan.  

Päätös koskee Tervalammen kuntoutuskeskuksen päivystyksessä muodostunutta aineistokokonaisuutta. Kyseinen asiakirja sisältää useita eri henkilöitä koskevia potilastietoja eikä tietoja voida teknisesti tai sisällöllisesti erottaa ja kohdistaa luotettavasti henkilökohtaisiksi potilasasiakirjoiksi.  

Terveys Effica oli Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla käytössä vuosina 1999–2021 iäkkäiden palveluissa, vammaispalveluissa, päihdepalveluissa, sosiaali- ja kriisipäivystyksessä sekä työikäisten palveluissa. Järjestelmä korvattiin Apotti-asiakas- ja potilastietojärjestelmällä. Terveys Effican asiakas- ja potilasasiakirjat on poimittu järjestelmän alasajoa ja arkistointia varten. 

Poiminta-aineiston validoinnissa tunnistettiin aineistoa, johon on kirjattu samaan asiakirjakokonaisuuteen useiden henkilöiden tietoja, kuten lääkitystä ja muita hoitoon liittyviä tietoja. 

Kanta-palvelujen Potilastietovaranto kokoaa potilaan hoidossa syntyneet tiedot potilaskohtaisesti. Kyseisen aineiston tallentaminen yhden henkilön tietoihin liittäisi hänen asiakirjaansa muita henkilöitä koskevia salassa pidettäviä potilastietoja.  

Käytettävissä olevalla poiminta- tai muulla teknisellä ratkaisulla tietoja ei voida jakaa virheettömästi henkilökohtaisiksi asiakirjoiksi. Tietojen erottelu voisi vaarantaa alkuperäisen asiakirjakokonaisuuden eheyden ja todistusvoiman. 

Asiakirjat ovat syntyneet Helsingin kaupungin toiminnassa ja kuuluvat rekisterinpitäjän vastuulla olevaan terveydenhuollon potilasrekisteriin. Se, ettei aineistoa voida sen poikkeavan rakenteen vuoksi tallentaa henkilötasolla Kanta-palveluihin, ei poista rekisterinpitäjän velvollisuutta säilyttää aineistoa sen säilytysajan mukaisesti ja turvata tietojen saatavuus, eheys, luottamuksellisuus ja käytettävyys. 

Helsingin kaupungin digitaaliseen säilytysjärjestelmään arkistoidaan Kanta-palvelujen ulkopuolelle jääviä arkistointivelvoitteen alaisia asiakirjoja. ARJA mahdollistaa aineiston säilyttämisen alkuperäisenä kokonaisuutena tietoturvallisesti sekä käyttöoikeuksien, hakujen, luovutusten, lokituksen ja säilytysajan hallinnan rekisterinpitäjän valvonnassa. Aineiston säilyttämisessä, käytöstä, luovuttamisessa ja hävittämisessä noudatetaan terveydenhuollon potilastietoja koskevia säännöksiä, Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelmaa sekä käyttövaltuus- ja lokitusmallia. 

Arkistoinnissa aineistolle määritetään tehtäväluokka, säilytysaika, salassapitoperuste ja muut tiedonohjaussuunnitelman edellyttämät metatiedot. Käyttöoikeus rajataan vain niille henkilöille, joiden työtehtävä edellyttää aineiston käsittelyä. Käyttö ja luovutukset lokitetaan. Tarkastuspyynnön, tietopyynnön tai muun luovutuksen yhteydessä asiakirjasta luovutetaan vain pyytäjää koskevat tiedot. Muita henkilöitä koskevat tiedot peitetään tai erotetaan luovutuskappaleesta vaarantamatta alkuperäistä aineistoa. 

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan toimialajohtajan toimivalta huolehtia rekisterinpitäjälle kuuluvista tehtävistä perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan delegointipäätökseen 11.3.2025 § 44.