Hankinta, TerveysEffica-järjestelmän poimittujen tietojen arkistointi, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala
Terveys Effica -järjestelmästä poimittujen tietojen arkistoinnin hankinta
Päätös
Tietohallintajohtaja päätti hankkia DigiFinland Oy:ltä Terveys Effica -järjestelmän tietokannoista (VAMTY, SOKU, SKH) jo poimittujen asiakirjojen sähköisen arkistoinnin palvelun.
Hankinnan arvioidut kustannukset ovat 83 008 euroa (alv 0 %).
Kyseessä on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 15 §:n mukainen sidosyksikköhankinta.
Päätöksen perustelut
Terveys Effica -järjestelmä on ollut käytössä Helsingin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla yhtenä sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmistä vuosina 1999 – 2021. Se korvattiin vuonna 2021 Apotti asiakas- ja potilastietojärjestelmällä. Apotin käyttöönoton jälkeen Terveys Effica on ollut katselukäytössä. Järjestelmä on poistettu Lupa- ja valvontaviraston (LVV) tietojärjestelmärekisteristä vuonna 2021, kun kirjaamiskäytäntö päättyi. Vuoden 2026 aikana katselukäytössä olleen Terveys Effica -järjestelmän asiakas- ja potilasasiakirjat on poimittu ja tullaan arkistoimaan sekä järjestelmä ajetaan alas ja palvelimet tuhotaan.
Terveys Effica -järjestelmää on käytetty Helsingin kaupungissa iäkkäiden palveluissa, vammaispalveluissa ja päihdepalveluissa sekä lisäksi sosiaali- ja kriisipäivystyksessä ja työikäisten palveluissa. Järjestelmää ovat käyttäneet sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset, jotka ovat toimineet sosiaali- ja terveydenhuollon palvelutehtävissä.
1.1.2024 voimaan tulleen asiakastietolain (703/2023) 69 § mukaisesti edellä mainituissa palveluissa syntynyt aiempi asiakas- ja potilastieto voidaan arkistoida Kanta-palveluiden vanhojen asiakas- ja potilastietojen tietovarantoon siitä lukien, kun palvelunantaja on liittynyt valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin, lukuun ottamatta 102 §:ssä säädettyjä poikkeuksia, joiden osalta Kanta-arkistointivelvoite alkaa vasta myöhemmin erikseen säädettyinä ajankohtina.
Arkistoinnin toteutus ajoittuu vuodelle 2026. Hankinta tehdään sidosryhmähankintana DigiFinland Oy:ltä. Tarjouksen ja hankinnan arvioidut kustannukset ovat 83 008 euroa (alv 0 %), jotka jakautuvat Terveys Effican tietojen arkistointityön kustannuksiin 69 557 euroa ja projektin aikaisten palvelin käyttö- ja kehityskapasiteettikustannuksiin 13 451 euroa. Laskutus tapahtuu toteutuneiden työpäivien ja palvelin kapasiteetin osalta käyttökuukausien perusteella. Työmäärä tarkentuu määrittelyvaiheessa.
DigiFinland Oy toteuttaa valmiiksi poimitun aineiston metatietojen rikastamisen sekä aineistojen siirtämisen Kanta-palveluiden vanhojen asiakas- ja potilastietojen tietovarantoon. Sosiaalihuollon asiakirjat siirretään Kanta-palveluiden sosiaalihuollon asiakastietovarantoon vanhoina asiakastietoina. Terveydenhuollon asiakirjat siirretään Kanta-palveluiden potilastietovarantoon vanhoina tietoina. Lisäksi varaudutaan hallinnollisten asiakirjojen arkistointiin Helsingin digitaaliseen säilytysjärjestelmään.
DigiFinland Oy on Helsingin kaupungin sidosyksikkö. Hankintalakia (1397/2016) ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään (Hankintalaki 15 §).
Toimivalta
Tietohallintojohtajan oikeus toteuttaa hankinta perustuu sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunnan päätökseen hankintavaltuuksista sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla 13.1.2026 § 7.
Detta beslut publicerades 21.07.2026
MUUTOKSENHAKU HANKINTAPÄÄTÖKSEEN
Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta tekemällä hankintaoikaisuvaatimuksen tai kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen taikka molemmat.
OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Oikaisuvaatimusaika
Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Fyysisesti tai postitse toimitetun oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Sähköisesti toimitetun oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä.
Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla
- hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.
Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.
OHJEET KUNTALAIN MUKAISEN OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI
Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.
Oikaisuvaatimusoikeus
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä
- se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen)
- kunnan jäsen.
Oikaisuvaatimusaika
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.
Oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon viimeistään määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.
Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.
Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto, tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.
Oikaisuvaatimusviranomainen
Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta.
Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:
Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/
Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.
Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.
Sähköpostiosoite: | helsinki.kirjaamo@hel.fi |
Postiosoite: | PL 10 |
00099 HELSINGIN KAUPUNKI | |
Käyntiosoite: | Pohjoisesplanadi 11-13 |
Puhelinnumero: | 09 310 13700 |
Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.
Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö
Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.
Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava
- päätös, johon oikaisuvaatimus kohdistuu
- miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
- millä perusteella päätöstä halutaan oikaistavaksi
- oikaisuvaatimuksen tekijä
- millä perusteella oikaisuvaatimuksen tekijä on oikeutettu tekemään vaatimuksen
- oikaisuvaatimuksen tekijän yhteystiedot.
Pöytäkirja
Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.